Temat rekrutacji online jest ciągle bardzo żywym, tym bardziej że dla wielu firm rok 2020 jest momentem, gdy po raz pierwszy decydują się na cyfryzację tego procesu i mierzą z wieloma nowymi wyzwaniami. Aby pomóc im w dobrym przygotowaniu się do tego, zaprosiliśmy ekspertkę Joannę Lewandowską do podzielenia się swoimi rekomendacjami i dobrymi praktykami.
Jakie są najważniejsze elementy rekrutacji online?
Mogłoby się wydawać, że rekrutacja online, to po prostu zamieszczenie ogłoszenia na portalu pracy, na które odpowiada kandydat, a rekruter komunikuje się z nim zwrotnie mailowo lub umawia spotkanie za pośrednictwem programu do rozmów video.
Nie jednak bardziej mylnego. Rekrutacja online jest sumą wszystkich punktów styku kandydata z firmą w rzeczywistości „wirtualnej”. A wśród nich z punktu widzenia pracodawcy kluczowymi są:
- Oferta pracy
- Formularz aplikacyjny
- Strona kariery
- Produkt/usługa firmy
- Rozmowa rekrutacyjna
- Komunikacja z kandydatem
Natomiast, gdyby zapytać kandydata, gdzie w Internecie ma styczność z pracodawcą, to lista ta mogłaby wyglądać trochę inaczej, zawierając takie elementy, jak: media społecznościowe, recenzje innych kandydatów w Internecie, Google, strony z ofertami pracy i portale oceny pracodawców.
A jak podejść do tych punktów styku? Tak, jak marki e-commerce podchodzą do wszystkich okazji do kontaktu z potencjalnym klientem – czyli z zaangażowaniem, dbając o dostarczenie wszystkich informacji niezbędnych do podjęcia decyzji i stale namawiając do sfinalizowania procesu.
Aby dobrze to „rozpracować” warto wejść w buty kandydata, np. zaaplikować testowo do własnej firmy, aby sprawdzić, jak wygląda od tej drugiej strony jakość komunikacji i czy faktycznie udaje się nam w pełni odpowiadać na oczekiwania kandydatów.
Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na rozmowę rekrutacyjną, ponieważ jest to często pierwszy moment, gdy mamy faktyczny, bezpośredni kontakt z kandydatem. Tym bardziej, że w tym roku sytuacja jest zdecydowanie inna niż do tej pory. Brakuje nam okazji do uściśnięcia dłoni kandydata na rozmowie w biurze. Nagle spotykamy się przed szklanym ekranem i to wszystko, co działo się wcześniej na rozmowie, muszą zastąpić nasze uśmiechy widoczne przez kamerkę – zwraca uwagę Joanna Lewandowska.
Na pewno w kontekście rozmowy kwalifikacyjnej na odległość warto w szczególności zadbać o dopasowanie się do potrzeb i oczekiwań kandydata. Na czym może to polegać? Gdy kontaktujemy się z kandydatem, zapytajmy o to, jaka forma rozmowy jest dla niego najbardziej odpowiednia. Może wybierze spotkanie wideo, ale może być też tak, że woli rozmowę przez telefon. Pozwólmy mu poczuć się komfortowo! Ogromnie ważne jest dobre poinformowanie kandydata – jeśli mamy rozmowę online, musi on wiedzieć m.in. jak do niej dołączyć i że zostanie poproszony o uruchomienie kamery. Coś, co wydaje się rekruterowi oczywiste, wcale nie musi takim być dla osoby zaproszonej na rozmowę. Dlatego warto zachęcić kandydata do zadania wszystkich nurtujących go pytań – może tak być, że nie jest np. pewny jak się ubrać na takie spotkanie online, tj. czy bardziej formalnie jak w czasie tradycyjnego spotkania, czy może jednak bardziej na luzie. Bądźmy empatyczni i elastyczni, tym bardziej że w czasie rekrutacji online może wydarzyć się wiele – np. ktoś z członków rodziny kandydata pojawi się nagle w tle. Nie pozwólmy, aby kandydat się tym stresował! Powinien poczuć, że doskonale rozumiemy takie sytuacje i w żaden sposób nie wpływają one na odbiór jego rozmowy – dodaje ekspertka.
W kontekście rozmowy kwalifikacyjnej nie można rzecz jasna zapomnieć o jej dobrym rozplanowaniu. W przypadku spotkania odbywającego się online jest to niezmiernie istotne, gdyż dzięki temu pilnujemy, aby rozmowa trzymała się pewnych ram. Taki plan rozmowy powinien poznać również zawczasu kandydat, aby wiedział, że może się np. spodziewać pytań o doświadczenie zawodowe, część będzie prowadzona w języku obcym, pojawi się zagadnienie oczekiwań finansowych i jaka część spotkania będzie przeznaczona na jego pytania. Oczywiście, warto też wcześniej ustalić z kandydatem, jaka jest jego wiedza na temat firmy i stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja i jak bardzo pogłębione informacje trzeba będzie mu jeszcze przekazać.poiew
Opinie na portalach z ocenami pracodawcy, a rzeczywistość – czyli skąd czerpać wiedzę o przyszłym pracodawcy?
Opinie na portalach z ocenami pracodawcy są bolączką wielu firm. Oczywiście nieraz są one po prostu wynikiem słabych procesów rekrutacyjnych i rozczarowania kandydatów ich przebiegiem. Często jednak prawdziwym problemem jest dużo większa mobilizacja osób, które chcą się podzielić krytycznymi uwagami w porównaniu z grupą kandydatów, którzy dobrze ocenili rekrutację. Ci drudzy o wiele częściej swoje oceny zachowują dla siebie.
Tym, co ze swojej strony może zrobić marka, która boryka się takimi problemami, jest:
- Regularny feedback do kandydatów na każdym etapie rekrutacji, nawet poprzez automatycznie personalizowane wiadomości, jeśli prowadzimy masowe rekrutacje.
- Podobne podejście do osób, które zostają w procesie, jak i tych, którym dziękujemy na etapie preselekcji. Doświadczenie każdej z tych grup jest równie ważne!
- Proaktywne podejście i prośba adresowana do każdego kandydata o wystawienie firmie opinii.
- Aktywna obecność w mediach społecznościowych.
- Prezentowanie firmy poprzez prymat pracujących w niej osób, ich pasji i zainteresowań.
- Zadbanie o profesjonalne narzędzie do zbierania feedbacku od kandydatów.
Wdrożenie własnego programu zbierania ocen od kandydatów nie musi być skomplikowane, a co więcej – olbrzymim benefitem tworzenia takiej własnej bazy jest możliwość zaprezentowania zarówno średniej oceny firmy, jak i otrzymanych recenzji na stronie kariery firmy. Dzięki takiej strategii jesteśmy w stanie stworzyć jakościową i wiarygodną alternatywę dla ocen publikowanych na zewnętrznych portalach.
Czy polecenia pracowników to święty Graal rekruterów?
Polecenia pracowników są w przypadku wielu firm źródłem największej liczby napływających aplikacji, przy zachowaniu ich wysokiej jakości. Dlatego jest to narzędzie, które niemal zawsze warto wdrożyć w firmie, aczkolwiek pamiętając o tym, że pracownicy będą nas polecać tylko wtedy, gdy faktycznie chcą, aby ich znajomi lub rodzina pracowali w naszej organizacji. Nawet najwyższy bonus finansowy ani świetne narzędzie do poleceń nic nie dadzą, jeśli pracownicy skarżą się na warunki zatrudnienia i negatywnie postrzegają markę pracodawcy.
Przy prowadzeniu programów rekomendacji bardzo ważne jest dobre poinformowanie jego uczestników. Powinni znać zasady premiowania, wiedzieć, gdzie znajdą wszystkie kluczowe informacje, otrzymać informację zwrotną z potwierdzeniem otrzymania polecenia, wiedzieć jak wyglądają dalsze kroki w odniesieniu do zarekomendowanej osoby. Od strony formalnej niezbędne jest zadbanie o bezpieczeństwo od strony RODO: zbieranie wszystkich zgód od kandydatów oraz korzystanie z narzędzia, które zapewni poufność danych – wylicza Joanna Lewandowska.
Czy wdrożenie programu poleceń musi być dużym wyzwaniem? Niekoniecznie. Oczywiście jedną z opcji jest stworzenie własnego systemu „szytego na miarę”. Jest to jednak zawsze projekt na dużą skalę i wymagający czasowo oraz kosztowo. Tymczasem w ramach narzędzi SaaS istnieją również proste do zaimplementowania rozwiązania, takie jak Manager Rekomendacji.
A na co zwrócić uwagę wybierając takie narzędzie? Z jednej strony na prostotę jego użycia dla pracowników i zminimalizowanie ich wysiłku związanego z przesłaniem rekomendacji, z drugiej jednak na zaawansowany system śledzenia źródeł rekomendacji oraz raportowania wyników efektywnościowych. Tylko przy połączeniu obu tych czynników będzie to rozwiązanie przydatne dla działu HR, ale także popularne wśród użytkowników finalnych.
Dlaczego strona kariery to centralny punkt styku między pracodawcą i kandydatem?
Czy zakładacie, że kandydaci aplikują o pracę bezpośrednio po zobaczeniu Waszego ogłoszenia na stronie z ofertami? Jeśli tak, to jesteście w błędzie. Jak pokazało badanie przeprowadzone przez naszą firmę w 2019 roku, aż 86% osób po kontakcie z ofertą pracy szuka dalszych informacji o pracodawcy, zanim zdecyduje się zaaplikować.
Jednym z miejsc, do których trafią, jest strona kariery firmy, o ile oczywiście w ogóle ją prowadzimy. To jest ta lokalizacja, która powinna przynieść kandydatowi wszystkie podstawowe informacje, jakich poszukuje – o firmie, zespole, benefitach, inicjatywach i wartościach, otwartych rekrutacjach oraz o tym, jak firma jest oceniana jako pracodawca.
Z całą pewnością strona kariery powinna być przejrzysta, prosta i wiernie oddawać ducha organizacji. Więcej informacji o tym, jak ją dobrze przygotować i zoptymalizować pod kątem SEO prezentujemy tutaj. Dobrze, aby w jej powstanie był zawsze zaangażowany dział HR, który najlepiej wie, jakie są oczekiwania kandydatów i otrzymuje od nich informacje zwrotne.
Czasem dział rekrutacji może stracić dystans do tego, czego faktycznie poszukuje kandydat na stronie. Albo nie jesteśmy w stanie wyobrazić sobie, że jakieś informacje nie są dla niego znane, bo dla nas wydają się one czymś oczywistym. Dlatego posłuchanie głosów z zewnątrz, poproszenie kandydatów o feedback na temat naszej strony kariery może przynieść firmie wiele bezcennych wskazówek – rekomenduje ekspertka.
Informacja zwrotna, czemu ciągle o niej przypominamy?
O feedbacku do kandydata i jego roli w procesie rekrutacji warto przypominać przy każdej okazji. Tym bardziej że to jest ten aspekt, o którym wiele organizacji zapomina. Dlaczego nie utrzymują stałej komunikacji z kandydatem?
Powody bywają różne: czasem problemem jest brak dobrego narzędzia do zarządzania feedbackiem, zdarza się także, że zawodzą procedury. Bywa tak nieraz w odniesieniu do masowych procesów rekrutacyjnych. Na przeszkodzie potrafi stanąć również kultura organizacji i brak realnego zaangażowania w budowanie relacji z kandydatami, również tymi, którzy zostają odrzuceni w procesie.
Zdecydowanie warto sobie powiedzieć, że każda organizacja – niezależnie od skali działania, liczby prowadzonych rekrutacji i typów stanowisk, na które prowadzi nabór – powinna rzetelnie informować kandydatów i zadbać o to, aby żaden z nich nie pozostał bez feedbacku. Niezależnie od tego, czy będzie to długa osobista wiadomość, czy może spersonalizowany update wykorzystujący szablon wiadomości – kandydat będzie się lepiej czuł widząc taką wiadomość w swojej skrzynce email. Jest to dla niego dowodem na szacunek ze strony firmy. Bazowym sposobem na zadbanie o to, jest korzystanie z systemu przypomnień w narzędziu rekrutacyjnym.
Oczywiście feedback może przybrać różne formy – od krótkiej informacji, przez rozbudowaną wiadomość z oceną kandydatury, rozmowę telefoniczną, aż po sesję feedbackową z hiring managarem.
Warto przy tym pamiętać o tym, że hasło „informacja zwrotna” może oznaczać coś innego dla działu rekrutacji i kandydata. Dla rekrutera wysłanie krótkiej aktualizacji o statusie procesu może być wystarczające, podczas gdy jej adresat czeka na pogłębioną odpowiedź i jest sfrustrowany tym, że jej nie otrzymuje.
Chcesz przeczytać więcej na temat rekrutacji online? Pobierz naszego bezpłatnego e-booka!
Gość rozmowy:
Pracuje w krakowskim oddziale firmy Sii Poland jako Recruitment Manager, odpowiadając zarówno za zarządzanie zespołem rekrutacyjnym, jak i samodzielnie prowadzone rekrutacje.
Ma na swoim koncie tysiące rozmów i uściśniętych dłoni oraz przeprowadzone rekrutacje na stanowiska średniego i wyższego szczebla, ze szczególnym uwzględnieniem branży IT.
