Czym są KPI rekrutacyjne?
Nawet najlepsza strategia rekrutacyjna jest bezużyteczna, jeśli nie posiadamy narzędzi pozwalających na ocenę jej efektywności.
Tutaj pojawia się roli KPI (Key Performance Indicator) rekrutacyjnych, czyli wskaźników, które jeśli stosuje się je prawidłowo, pozwalają na skuteczne mierzenie i monitoring jakości i wyników działań rekrutacyjnych. W wielu przypadkach ich poprawa nie jest trudna i kilka drobnych działań może zoptymalizować procesy rekrutacyjne.
Jak szerokie jest zastosowanie analityki rekrutacyjnej?
Pomimo że prawie wszystkie firmy wiedzą, jak istotny jest efektywny benchmarking w rekrutacji, tylko nieliczni pracodawcy wykorzystują w praktyce możliwości zaawansowanej analityki rekrutacyjnej. Jak pokazało badanie przeprowadzone przez Deloitte w 2017 roku, pomimo że 71% pytanych firm uznało analitykę HR za jeden z najważniejszych priorytetów, to większość z nich nie widziała wielkich postępów w jej wdrażaniu. Okazało się również, że wyłącznie 8% respondentów przyznało, że posiadają użyteczne dane, a 9% uznało, że wie jakie obszary danych dotyczące talentów wpływają najsilniej na wyniki działalności firmy.
Pokazuje to bardzo ciekawą dysproporcję pomiędzy powszechną narracją na temat roli podejmowania decyzji na bazie twardych danych a faktycznym zbieraniem przez organizacje takich informacji.
Dlaczego warto mierzyć KPI rekrutacyjne?
W tym kontekście pojawia się pytanie, do czego mogą się przydać zbierane dane i w jaki sposób można je praktycznie wykorzystać? Odpowiedź jest bardzo prosta – w oparciu o wskaźniki można udoskonalić przebieg wszystkich etapów rekrutacji, a dodatkowo ocenić efektywność działań employer brandingowych w social media, skuteczność strony kariery, czy zwrot z zakupu stoiska na targach pracy.
Monitoring skuteczności rekrutacji pozwala na krytyczne spojrzenie na wszystkie wykorzystywane kanały komunikacji oraz przeznaczany na nie budżet – w jakim stopniu wydatki te przynoszą wymierne efekty?
Na dzisiaj wielu rekruterów nie dysponuje tego typu danymi liczbowymi.
Dobre Praktyki: Określenie najlepszych kanałów rekrutacyjnych
Nowoczesne technologie pomagają w prostej identyfikacji skutecznych kanałów rekrutacyjnych, pozwalając na mierzenie ich efektywności w kontekście konkretnych grup stanowisk, typu pozycji (junior/senior/manager) zarówno w odniesieniu do liczby spływających aplikacji, jak i wskaźnika zatrudnień – czyli wskazania, skąd faktycznie pochodzą aplikacje kandydatów, którzy dołączają do zespołu firmy.
Wśród prowadzonych pomiarów warto zwrócić szczególną uwagę na poniższe dane:
- kanały, przez które udało się nawiązać pierwszy kontakt z kandydatami,
- najbardziej i najmniej skuteczne kanały per liczba aplikacji lub zatrudnienie,
- porównanie jakości CV z poszczególnych kanałów, tzn. które z nich przyciągają osoby zatrudnione później w firmie.
Jest to bezcenna wiedza, która całkowicie zmienia spojrzenie na wybierane sposoby dotarcia do kandydatów, pozwalając na zastąpienie decyzji intuicyjnych, wyborami opartymi o konkretne dane.
Oszczędzaj czas i pieniądze
W zależności od tego, jakie cele są dla Ciebie nadrzędne, możesz ustawić różne priorytety mierząc KPI rekrutacyjne. Przykładowo, jeśli Twoim celem jest zbadanie sprawności przebiegu procesu aplikowania, to warto skupić się na:
- czasie od wejścia kandydata do procesu rekrutacji do momentu zatrudnienia (Time-to-Hire),
- czasie do pojawienia się zapotrzebowania na nową osobę do jej zatrudnienia (Time-to-Fill),
- koszcie zatrudnienia.
Dane te pozwolą na oszacowanie, ile zajmują wewnętrzne procesy w firmie do czasu publikacji oferty pracy oraz jak szybko aplikujący kandydat jest w stanie przejść przez rekrutację. Oczywiście związane z tym wydatki są równie ważnymi informacjami.
Dodatkowo, odpowiednio dobrane wskaźniki pozwalają na lepsze poznanie grupy docelowej kandydatów. Warto zatem sprawdzić m.in.:
- Jaki jest uśredniony profil kandydata, który zdecydował się zaaplikować?
- Jakie są opinie kandydatów na temat procesu aplikacyjnego?
- Jak dobrze proces aplikacji przybliża specyfikę przyszłego stanowiska pracy?
Oczywiście danych takich można generować o wiele więcej, a następnie zestawiać je ze sobą, tworząc pogłębione raporty.
Które KPI rekrutacyjne są najważniejsze?
Poniżej zamieszczamy najczęściej używane KPI rekrutacyjne wraz z wyjaśnieniem ich znaczenia.
Ze względu na częste wykorzystanie anglojęzycznych określeń na poszczególne wskaźniki zamieszczamy je zarówno w oryginalnej wersji językowej, jak i ich polskie tłumaczenie
| Kluczowe KPI rekrutacyjne | Znaczenie danego wskaźnika |
Time-to-Interview Czas do rozmowy kwalifikacyjnej | Czas od opublikowania oferty pracy do umówienia pierwszej rozmowy z kandydatem. |
Time-to-Hire / Time-to-Fill Czas do zatrudnienia/ Czas do wypełnienia wakatu | Pojęcia te bywają traktowane jako synonim oznaczający czas od publikacji oferty do zatrudnienia. Zdarza się je również rozdzielać, wtedy Time-to-Fill oznacza czas od pojawienia się zapotrzebowania w organizacji na nową osobę do momentu jej zatrudnienia. |
Cost-per-Hire Koszt zatrudnienia | Koszty związane z obsadzeniem wolnego stanowiska. |
Rejection rate Wskaźnik odrzucenia ofert | Odsetek aplikacji odrzuconych w pierwszej kolejności np. ze względu na brak spełniania minimalnych wymogów. |
Channel-Effectiveness Efektywność kanałów rekrutacji | Które kanały rekrutacyjne najlepiej działają? |
Quality-of-Hire Jakość zatrudnienia | Jaki jest poziom dopasowana nowych osób do specyfiki stanowisk? |
Candidate-Satisfaction Poziom zadowolenia kandydatów | Poziom zadowolenia kandydatów z jakości procesów rekrutacyjnych. |
Early employee turnover Rotacja nowych pracowników | Jak wiele osób decyduje się na opuszczenie firmy już w czasie onboardingu? |
Cost-of-Vacancy Koszt wakatu | Jaki jest koszt nieobsadzonej pozycji? |
Offer-Rate Złożone oferty | Stosunek złożonych ofert pracy do liczby kwalifikujących się kandydatów. |
Offer-Acceptance-Rate Złożone, zaakceptowane oferty | Jaki jest procent kandydatów, którzy przyjmują ofertę pracy? |
Hiring-Manager-Satisfaction Poziom zadowolenia hiring managerów | Poziom zadowolenia hiring managerów z jakości procesów rekrutacyjnych. |
Jakie jest znaczenie poszczególnych KPI?
Time-to-Interview
Wskaźnik ten odnosi się do przedziału czasu pomiędzy opublikowaniem ogłoszenia rekrutacyjnego a umówieniem pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej. Pozwala on ocenić szybkość prowadzonych procesów rekrutacyjnych, ma także bardzo duży wpływ na Candidate-Safisfaction.
Szybkie zaproszenie wybranych osób na rozmowę kwalifikacyjną nie tylko robi na nich pozytywne wrażenie, ale jest też sposobem na zatrudnienie top kandydatów, którzy potrafią znaleźć nową pracę w błyskawicznym tempie. Wskaźnik ten jest również bardzo ważny w odniesieniu do osób, które trafiają do rekrutacji w wyniku programu poleceń pracowniczych – tutaj szybki czas reakcji oczekiwany jest nie tylko przez samego kandydat,a ale także pracownika, który zarekomendował go na otwartą pozycję.
Zgodnie z badaniem softgarden z 2019 roku, 56,7 procent kandydatów oczekuje wiążącej odpowiedzi, tj. zaproszenia na rozmowę lub odrzucenia aplikacji, w ciągu maksymalnie dwóch tygodni. Tylko jedna czwarta badanych firm spełniła wówczas ten wymóg.
Dodatkowo:
Aby zaprosić kandydata do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej, niezbędne jest dokonanie sprawnej preselekcji. Bywa to wyzwaniem dla wielu firm, ze względu na konieczność zaangażowania w to nie tylko rekruterów, ale także hiring managerów lub innych decydentów.
Użytkownicy systemu ATS softgarden są w stanie przyspieszyć Time-to-Interview o 60%!
Time-to-Hire / Time-to-Fill
Istnieją dwie szkoły interpretacji tych pojęć – zgodnie z jedną z nich są one synonimami, oznaczając czas od publikacji oferty do zatrudnienia. Istnieje również wytłumaczenie, zgodnie z którym takie znaczenie ma wyłącznie Time-to-Hire, natomiast Time-to-Fill określa przedział od pojawienia się zapotrzebowania w organizacji na nową osobę do chwili jej zatrudnienia, czyli dodatkowo obejmuje czas wewnętrznego procesowania tematu, jeszcze przed publikacją oferty pracy.
Niezależnie od interpretacji, jest to bardzo ważny wskaźnik pokazujący sprawność przebiegu całości procesu rekrutacyjnego i czas, jaki musi założyć organizacja, rozpoczynając poszukiwania nowego członka zespołu. Oczywiście wskazanie na „przewlekłość” rekrutacji, nie oznacza tylko, że zespół rekrutacyjny nadmiernie wydłuża kolejne etapy. Może być to także sygnałem tego, że zebranie jakościowych aplikacji zajmuje firmie sporo czasu. A jakie mogą być tego powody? Jeśli mierzysz się z taką sytuacją, to postaraj się wejść w buty kandydata i odpowiedz sobie na pytania:
- Czy Twoje ogłoszenia o pracę są merytoryczne i atrakcyjne wizualnie?
- Czy publikujesz je we właściwych kanałach?
- Jak proste jest zaaplikowanie do Twojej firmy? Ile trwa wypełnienie formularza aplikacyjnego?
- Ilu kandydatów umieszczasz na shortliście?
- Czy otrzymujesz wystarczającą liczbę aplikacji?
Odpowiedzi na te pytania możesz znaleźć, zestawiając Time-to-Hire z Channel-Effectiveness, Quality-of-Hire oraz Candidate Satisfaction. Pomocne może być również spojrzenie na liczbę aplikacji przypadających na poszczególne oferty pracy.
Rejection rate
Znacznik ten odnosi się do odsetka aplikacji, które zostały odrzucone na pierwszym etapie preselekcji. Pokazuje on, jak liczny był udział zgłoszeń niespełniających podstawowych wymogów na dane stanowisko – im jest on większy, tym większa jest szansa, że nie dotarliśmy z ofertą do właściwych osób i np. nazwa stanowiska lub wybrane kanały mogły zachęcać do zaaplikowania nieodpowiedni profil kandydatów.
Właśnie dlatego wskaźnik ten używany jest przede wszystkim do oceny jakości ogłoszenia o pracę oraz doboru kanałów rekrutacyjnych.
Celem firmy powinno być dążenie do najniższego wyniku rejection rate, zwłaszcza że potrafi on bardzo mocno wpłynąć na wydłużenie się procesu rekrutacji. Wyobraźmy sobie, że na stanowisko X zaaplikuje 150 z osób, z czego tylko 10 aplikacji będzie adekwatnych. Niestety przeglądnięcie i wnikliwa ocena pozostałych 140 mogą sprawić, że osoby wybrane do dalszych rozmów, będą czekały dość długo na kontakt ze strony firmy i zniechęcą się do udziału w rekrutacji.
Dobry system ATS powinien pozwolić na błyskawiczne wyliczenie tego wskaźnika oraz zdiagnozowanie przyczyn, które kryją się za otrzymanym wynikiem.
Channel Effectiveness
Jest to czynnik pozwalający na ocenę sukcesu rekrutacyjnego w powiązaniu z konkretnymi kanałami rekrutacyjnymi oraz efektywnością ich działania.
Tym, na czym warto się skupić, jest zarówno liczbowy napływ aplikacji z poszczególnych kanałów, jak i jakość CV, które przyniósł nam każdy z nich. Analizując channel-effectiveness, możemy także dowiedzieć się, np. ile było wyświetleń naszego ogłoszenia w poszczególnych kanałach, czy było ono wyłącznie przeglądane, czy użytkownicy zdecydowali się na kliknięcie „aplikuj”. Jeśli rozbieżność między tymi wartościami jest bardzo duża, może być tak, że trafiamy do niewłaściwej grupy docelowej.
Warto pamiętać, że kanały niedopasowane do danego stanowiska, mogą się świetnie sprawdzić w przypadku innego! Dlatego dobrze jest nie zatrzymywać się na ogólnych wnioskach, tylko sprawdzić dane w rozbiciu na specjalizację stanowisk, poziom ich „seniority”. KPI rekrutacyjne pozwalają na prowadzenie pogłębionych analiz.
Quality-of-Hire
Wskaźnik ten pozwala na mierzenie poziomu dopasowania zatrudnionych osób do wymogów stanowisk, czyli tego, czy udało się wybrać odpowiednie osoby. Jest to zatem dana pozwalająca na ocenę jakości procesu rekrutacyjnego oraz sukcesu jego wyniku. Wylicza się ją w oparciu o pomiary efektywności pracy.
Pozytywny wynik w zakresie Quality-of-Hire jest dowodem na to, że zespół rekrutacyjny nie tylko dobrze sformułował ogłoszenie, wybrał odpowiednie kanały i przyciągnął wartościowych kandydatów, ale także na to, iż proces decyzyjny pozwolił na wyłonienie osoby w pełni dopasowanej do specyfiki i wymogów organizacji.
Wskaźnik ten powinien być rozpatrywany wspólnie z Channel-Effectiveness, gdyż razem pozwalają one na długoterminową ocenę jakości aplikacji napływających z poszczególnych źródeł i tego, w jaki sposób nowe zatrudnienia przekładają się na sukces firmy.
Candidate Satisfaction
Zadowolenie kandydata jest miarą tego, jak ocenia on procesy rekrutacyjne firmy i jakie było jego candidate experience. Im wyższy wynik candidate-satisfaction, tym większa szansa, że kandydat nie zrezygnuje z procesu w jego trakcie i będzie otwarty na przyjęcie złożonej oferty, jeśli zostanie wybrany przez zespół rekrutacyjny.
Oczywiście osoby zadowolone z przebiegu procesu rekrutacyjnego mogą być dla firmy bezcennymi ambasadorami, gdyż nawet jeśli ich aplikacja zostanie odrzucona, to będą one otwarte na ponowne zaaplikowanie lub polecanie firmy znajomym. Osoby takie dzielą się również opiniami na portalach oceny pracodawców, czy w social media. Warto też samemu poprosić ich o zrecenzowanie procesów – czy to w czasie rozmowy telefonicznej z rekruterem, czy też poprzez automatyczną ankietę, sprawdzającą poziom satysfakcji z różnych elementów procesu rekrutacyjnego.
Pozyskane w ten sposób wypowiedzi są nie tylko materiałem do publikacji np. na stronie kariery firmy, ale również cennym feedbackiem pozwalającym na stałe udoskonalanie przebiegu rekrutacji.
Early employee turnover
Wskaźnik ten obrazuje to, ilu pracowników odchodzi z firmy wkrótce po zatrudnieniu, jeszcze zanim zostaną w pełni przeszkoleni i zintegrowani z zespołem. Taka wczesna fluktuacja jest dla organizacji niezmiernie kosztowna, gdyż wiąże się z powtórką procesu rekrutacyjnego, wraz z jego wszystkimi nakładami.
Aby ograniczyć ten wynik, należy działać dwutorowo – zadbać o dobry przebieg procesu rekrutacyjnego: maksymalnie precyzyjny opis stanowiska pracy, dokładne przybliżenie rodzaju zadań, czekających na pracownika oraz wybór osoby dopasowanej do firmy i zespołu.
Z drugiej zaś strony bardzo ważną rolę odgrywa onboarding, który powinien zapewnić płynne wejście pracownika w organizację, związać go z zespołem i zmotywować do pozostania w firmie.
Cost-per-Hire
Obrazuje średni koszt obsadzenia wolnego stanowiska, pokazuje również skuteczność wewnętrznych zespołów rekrutacyjnych. Im niższe koszty, tym bardziej efektywna rekrutacja.
Wskaźnik ten wylicza się, dodając wewnętrzne i zewnętrzne koszty związane z prowadzonymi rekrutacjami, dzieląc je następnie przez liczbę zatrudnionych osób. Regularny monitoring tego wyniku jest bardzo ważny pod kątem ustalania w firmie realnego budżetu rekrutacyjnego, który pozwoli na osiągnięcie zakładanych celów w odniesieniu do rozwoju zespołu. Wiedząc, jaka kwota jest do tego niezbędna, o wiele łatwiej można argumentować jego wymagany poziom do decydentów.
Cost-of-Vacancy
Koszt wakatu wylicza się w oparciu o założenie, że pracownik generuje mierzalną część wyników firmy, a jego nieobecność sprawia, że pojawia się proporcjonalny brak.
W przypadku stanowisk sprzedażowych wyliczenie w ten sposób kosztu nieobsadzonego stanowiska jest stosunkowo proste. O wiele trudniej jest to jednak zrobić w przypadku np. stanowisk technicznych, gdzie z jednej strony wydaje się czymś oczywistym, iż brak pracownika wpływa np. na tempo realizacji projektu, morale zespołu, czy też w ogóle na możliwość wykonania zadania, jednak wyliczenie konkretnej kwoty, jaką kosztuje to firmę, nie jest takie proste. Tym bardziej że pojawiają się również oszczędności związane z brakiem wypłacanej pensji, czy przyznanych benefitów, które należy wziąć pod uwagę.
Do konkretnych wyliczeń przydać może się np. ten wzór.
Offer-Rate
Wskaźnik ten przedstawia stosunek procentowy złożonych ofert pracy do liczby kwalifikujących się kandydatów.
Offer-Acceptance-Rate
Jest to indykator, wskazujący odsetek kandydatów, którzy zdecydowali się na przyjęcie oferty pracy po jej otrzymaniu. Innymi słowy, pokazuje on, o ile skutecznie firma zapełnia swoje wakaty oraz jak wysokie jest candidate-satisfaction. Im większe zadowolenie kandydatów z przebiegu procesu rekrutacyjnego, tym większa szansa, że oferta pracy spotka się z ich zainteresowaniem.
Niski wynik offer-acceptance-rate może wskazywać na błędne zaadresowanie oferty pracy i dotarcie z nią do osób, dla których nie jest ona atrakcyjna. Problemem może być także brak pełnej informacji dla kandydata na wcześniejszym etapie rekrutacji np. odnośnie do możliwych warunków finansowych, formy współpracy, czy miejsca oferowanego stanowiska w strukturze firmy. Pojawienie się takiej kwestii, wymaga szybkiej rewizji przebiegu procesu.
Warto także zapytać rezygnujących kandydatów o powody ich decyzji oraz poprosić ich o ocenę przebiegu rekrutacji.
Hiring-Manager-Satisfaction
Poziom zadowolenia hiring managerów z jakości procesów rekrutacyjnych jest bardzo istotnym czynnikiem udanej rekrutacji. Mówi on zarówno o sprawnym przebiegu procesu, jak i jego finalnym wyniku, czyli zatrudnieniu odpowiedniej osoby. Idealnie, gdy oba te elementy idą w parze, świadczy to o dobrej współpracy w zespole rekrutacyjnym oraz wypracowaniu sprawnych procesów, gwarantujących płynne obsadzanie wakatów.
Niski wskaźnik zadowolenia hiring managerów wskazuje na konieczność wypracowania zmian, zarówno w odniesieniu do kooperacji z rekruterami, jak i poszczególnych etapów rekrutacji.
Finalnie, każda firma musi się samodzielnie przekonać, które KPI rekrutacyjne są dla niej najważniejsze. Przy czym istotne jest zarówno gromadzenie odpowiednich danych, jak i stały monitoring nad nimi, aby w odpowiednim momencie wyłapać sytuację, gdy np. któryś ze wskaźników nagle się pogarsza. Dobrze, aby obserwowane indykatory łączyły się z różnymi aspektami procesu rekrutacyjnego, dzięki czemu uniknie się koncentrowania np. wyłącznie na czasie i kosztach procesów, zapominając o ich jakości.
W śledzeniu i zestawianiu ze sobą tych czynników pomaga dobre oprogramowanie rekrutacyjne! Sprawdź, jak może wyglądać rekrutacja oparta o dane w systemie softgarden. Nasi eksperci bardzo chętnie zaprezentują możliwości naszego rozwiązania ATS!
