Wyobraźmy sobie, że na opublikowaną przez Ciebie ofertę pracy przychodzi ponad setka aplikacji. Pojawia się pytanie, jak dokonać właściwego doboru kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do dalszych kroków procesu? Jakie argumenty sprawią, że konkretna osoba znajdzie się na tej liście? Dobrze jest uporządkować proces wyboru i dokładnie zdefiniować kryteria oceny kandydatów. Zdecydowanie ułatwi to Twoją pracę. A oto nasze wskazówki!
Jakie kryteria są ważne przy wyborze kandydatów?
Istnieją zarówno techniczne, jak i formalne wskaźniki:
- Kompletność dokumentów aplikacyjnych
- CV
- List motywacyjny
- Certyfikaty
- Próbki pracy
- Wyniki testów psychologicznych, tak jak assessment center
- Kwalifikacje zawodowe
- Dodatkowe umiejętności
Preselekcja aplikacji
Jeśli masz wszystkie dokumenty od kandydatów zgromadzone w systemie rekrutacyjnym, to kolejnym krokiem jest dokonanie rozsądnej preselekcji, która uwzględni powyższe kryteria wyboru. W pierwszej kolejności warto się zapytać:
- Które z warunków muszą być bezwzględnie spełnione przez kandydata?
- Które możemy uznać za opcjonalne?
Po ustaleniu tego, możemy w prosty sposób porównać zgromadzone informacje z profilem potrzebnej nam osoby. Sprawdzenie, które z aplikacji zawierają ważne dla nas kompetencje lub elementy doświadczenia np. znajomość konkretnego języka obecnego na określonym poziomie, umiejętność obsługi programu X, czy też posiadanie konkretnego profilu wykształcenia, pozwala na zbudowanie bazy osób, które spełniają nasze najważniejsze warunki. Może okazać się, że lista kluczowych oczekiwań jest tak rozbudowana, iż zaakceptujemy na shortliście kandydatury które np. nie spełniają jednego z warunków. Wszystko zależy od specyfiki stanowiska. Warto jednak zawsze przyjrzeć się bardzo krytycznie liście wymogów i temu, czy każdy z nich jest faktycznie niezbędnym.
Na szczęście dokonanie preselekcji nawet w oparciu o rozbudowaną listę kryteriów, nie jest trudne, gdy korzysta się w tym celu z oprogramowania rekrutacyjnego, pozwalającego np. na dodanie obowiązkowych pytań do kandydata w formularzu aplikacyjnym oraz późniejsze porównanie, które ze zgłoszeń spełniają dane wymogi.
Checklista do wyboru kandydatów
Jeśli masz już odfiltrowanych kandydatów, których aplikacje nie pasują w ogóle do profilu ogłoszenia o pracę, możesz teraz ocenić pozostałe zgłoszenia na podstawie formalnych kryteriów wyboru oraz dokonać dokładniejszego porównania poszczególnych osób.
Na drugim etapie selekcji kandydatów warto wziąć pod uwagę takie kwestia, jak:
- Czy aplikacja zawiera wszystkie oczekiwane dokumenty i jest wolna od błędów?
- Czy CV jest kompletne i aktualne?
- Czy dopasowanie profilu kandydata do wymogów odpowiada co najmniej 80 lub 90 procentom?
Macierz decyzyjna dla dalszej selekcji kandydatów
Których kandydatów zaprosić jako pierwszych? Oto jak możesz o tym zadecydować: podziel otrzymane aplikacje na trzy kategorie, zgodnie z poniższymi wskazówkami.
Macierz dokumentów aplikacyjnych określa kolejność zapraszania kandydatów:
- Kandydaci typu A: osoby, których profil idealnie pasuje do opisu stanowiska i które mogą zostać natychmiast zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną.
- Kandydaci typu B: osoby dobrze dopasowane do wymogów oferty.
- Kandydaci typu C: osoby ze stosunkowo niedużymi szansami na finalny wybór.
Kolejny krok: rozmowa kwalifikacyjna
Kolejnym krokiem w procesie selekcji kandydatów jest osobiste poznanie wybranych osób. Zwykle w grupie wybranej do etapu spotkań znajduje się od 5 do 8 uczestników.
Odnośnie do samej rozmowy: przede wszystkim dobrze się przyszykuj!
Oczekujesz, że kandydat przyjdzie przygotowany i zna, chociaż bazowe informacje na temat firmy? Zrewanżuj mu się tym samym i postaraj się mieć wiedzę o kluczowych informacjach z jego życiorysu. Podobnie jest z kwestią punktualności – działa ona zawsze w dwie strony, dlatego zadbaj o to, aby rozmowa rozpoczęła się o czasie. A jeśli pojawi się konieczność zmiany jej terminu, poinformuj o tym kandydata z wyprzedzeniem.
Mogą Ci się przydać na rozmowie krótkie zadania testowe, które pozwolą Ci lepiej poznać umiejętności kandydata. Ważne jest, aby badały one takie kompetencje, które będą później faktycznie wykorzystywane w jego codziennej pracy. Dobrze też, aby kandydat wiedział zawczasu, że na rozmowie może zostać poproszony o wypełnienie krótkiego testu lub wykonanie zadania. Sprawi to, że nie będzie zaskoczony ani zestresowany, gdy pojawi się taka prośba.
W dobrej ocenie rozmowy kwalifikacyjnej może bardzo pomóc system ATS, pozwalający np. na zdefiniowanie kluczowych kryteriów i nadanie im określonych wag, dzięki czemu po dokonaniu oceny kandydata przez wszystkich uczestników spotkania, jasno widać, która z zaproszonych osób wypadła najlepiej i jak prezentuje się cały ranking. Narzędziem, które jest to tego wykorzystywane jest karta oceny rozmowy kwalifikacyjnej.
Dobry zestaw pytań do kandydata
Oczywiście warto mieć również listę bardziej szczegółowych pytań, które zadasz kandydatowi, aby dowiedzieć się więcej o kompetencjach oraz doświadczeniu, zawartych w dokumentach aplikacyjnych. Otrzymane w ten sposób informacje służą jako podstawowe kryteria decyzyjne przy wyborze osoby, której zostanie złożona oferta.
Co ważne, w czasie rozmowy masz szansę nie tylko dowiedzieć się więcej o kandydacie, lecz także zobaczyć, czy jest on faktycznie zmotywowany do pracy w Twojej firmie i zainteresowany stanowiskiem.
Dobrze jest przede wszystkim zwrócić uwagę na to, z jaką energią nowy pracownik może potencjalnie zaangażować się w pracę, czyli innymi słowy, czy jest gotowy i chętny, aby dać z siebie wszystko?
Wybór pracodawcy: kandydaci mają swoją listę kryteriów
Zwróć także uwagę na to, że nie tylko Ty wybierasz, lecz także kandydat decyduje o tym, czy chce dołączyć do Twojej firmy. Przygotuj się zatem na jego pytania, a jednocześnie uświadom sobie, że to, o co pyta, może dostarczyć Ci ważnych wskazówek.
Z listy pytań możesz domyślić się, czy kandydatowi odpowiada potencjalny zakres obowiązków, kultura firmy, i czy np. faktycznie zdoła się dobrze wpasować w zespół.
Jest to niezwykle istotne kryterium oceny aplikacji, ponieważ słaby cultural fit, może przesądzić o nieudanej współpracy w skali długoterminowej, braku wzajemnego zadowolenia, a nawet szybkiej decyzji zatrudnionej osoby o rezygnacji.
Dlatego tak ważne jest, aby dobrze poznać i porównać wzajemne oczekiwania.
Zachowaj realizm i autentyczność prezentując stanowisko
Koniecznie należy zachować realistyczność i autentyczność w opisywaniu miejsca pracy, roli w zespole czy umiejscowienia stanowiska w strukturze firmy. Pamiętaj, aby zawsze dać kandydatowi możliwość zadania pytań, które pomogą i jemu i Tobie w określeniu dopasowania jego profilu do Twojej organizacji.
Idealnie byłoby mieć zdefiniowane EVP (employer value proposition), aby móc w czasie rozmowy jasno komunikować, co wyróżnia firmę jako pracodawcę i dlaczego warto do niej dołączyć.
Dobrze też, aby taka przejrzystość i autentyczność była stałym elementem procesu rekrutacji, a wyróżnik firmy znalazł się już w informacjach na stronie kariery. Przeczytaj tutaj, jak zaprojektować dobrą stronę.
A w czasie rozmowy zwróć uwagę nie tylko na to, co mówi kandydat, ale również mowę ciała. Jaka jest jego mimika i gesty? Pamiętaj: słowo mówione stanowi tylko niewielką część komunikacji międzyludzkiej.
Ponad 80 procent komunikacji odbywa się w obszarze niewerbalnym. Skorzystaj z także z tego spektrum, aby ocenić kandydata! Twoje wrażenia są również ważnymi kryteriami przy wyborze przyszłego pracownika.
Ostateczna decyzja przy wyborze kandydatów
Czy jesteś już po rozmowie? Jeśli tak, to teraz nadchodzi wielka chwila: należy podjąć ostateczną decyzję. Na szczęście nie musisz tego robić samodzielnie, w końcu w proces rekrutacyjny zaangażowane były również inne osoby. Dlatego jest to moment na decyzję zespołową!
Jej sprawne podjęcie może być trudne bez wsparcia technicznego: jeśli musisz w tym celu organizować spotkania, wysyłać e-maile i ryzykować, że nie zostaną one przeczytane.
Dzięki rozwiązaniom do współpracy w zespole, w którą wyposażone jest rozwiązanie ATS, nie musisz się martwić takimi potencjalnymi problemami. Każdy z uczestników aplikacji ma wgląd we wszystkie informacje na temat kandydata oraz dokumenty i wymienioną korespondencję. Nic wam nie umknie!
W związku z funkcjonowaniem systemu przypomnień, nie ma szans, aby ktoś nie dokonał oceny kandydata. Uczestnicy zespołu rekrutacyjnego mogą również dodać swoje komentarze, w efekcie czego powstanie kompleksowa recenzja każdej aplikacji.
Dobrze też, aby każda z osób skupiła się w szczególności na tych obszarach oceny, które odpowiadają jej specjalizacjom zawodowym. Dlatego dział HR nieraz najlepiej wypowie się o umiejętnościach miękkich kandydata, a hiring manager o jego fachowości i doświadczeniu.
Wnioski
Dobra selekcja zgłoszonych kandydatur wymaga wcześniejszego przygotowania. Nie da się tego zrobić na skróty. Jeśli rekruter pracujący pod presją czasu nie określi dokładnych kryteriów oceny kandydata lub nie przeprowadzi pogłębionych rozmów z uczestnikami procesu, to nawet jeśli obsadzi dzięki temu szybciej stanowisko, ryzykuje tym samym zatrudnienie osób, które nie będą odpowiednio dopasowane do firmy, zespołu i wymogów danej pozycji.
