Digitalizacja procesów rekrutacyjnych pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze niezbędne do zrekrutowania zespołu oraz przyspieszyć zatrudnienie nowych pracowników. To wszystko bez konieczności rozbudowy zespołu rekrutacyjnego.
Definicja systemu ATS
- System ATS wspiera proces rekrutacji poprzez automatyzację, standaryzację i centralną dokumentację otrzymanych aplikacji
- Monitoring i raportowanie pozwala na określenie najbardziej efektywnych kanałów napływu aplikacji oraz zaoszczędzenie kosztów
Systemy rekrutacyjne mogą być cenne dla firm każdej wielkości, niezależnie od branży
Wyjaśniamy, jakie funkcje powinien mieć zawsze system ATS i czy inwestycja w oprogramowanie do zarządzania rekrutacją jest warta podjęcia.
System rekrutacyjny, czy Applicant Tracking System?
Gdy mówi się o systemie rekrutacyjnym, applicant tracking system (ATS), oprogramowaniu rekrutacyjnym, oprogramowaniu do zarządzania rekrutacją lub kandydatami oraz systemie e-rekrutacji, ma się to samo na myśli. Terminy te odnoszą się do programów, które pomagają rekruterom i działom HR w działaniach związanych z zatrudnieniem pracowników.
System zarządzania kandydatami dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy odwzorowuje cyfrowo proces rekrutacji, wspierając w ten sposób osoby za nią odpowiedzialne: dzięki automatyzacji rutynowych zadań rekruterzy są mniej obciążeni pracą administracyjną.
W czym pomaga im takie rozwiązanie? Umożliwia bezobsługowe potwierdzanie otrzymania aplikacji, pracę na szablonach wiadomości, powiadamia zespół o napływających zgłoszeniach od kandydatów, oferuje czytelne porównanie danych aplikujących osób z wymaganiami stanowiska oraz pozwala na monitorowanie i raportowanie wszystkich najważniejszych KPI rekrutacyjnych.
Zalety systemu ATS
Zasadniczo wszystkie funkcje takich rozwiązań mają na celu umożliwienie prowadzenia bardziej efektywnych procesów rekrutacyjnych, a tym samym szybszego zatrudniania nowych pracowników bez konieczności powiększania zespołu rekruterów.
Szansa działania w taki sposób jest wyraźną przewagą konkurencyjną, z której korzystają klienci softgarden. Dzięki bardziej efektywnym procesom rekrutacyjnym skracają Time-to-hire w swoich organizacjach nawet o 60%.
Jednocześnie taka oszczędność czasowa pozwala na lepsze skupienie się na pracy, która stanowi wartość dodaną w kontekście działań HR firmy: np. działania związane z rozwojem zespołu, pracę nad strategią employer branding czy też po prostu na poświęcenie więcej uwagi jakościowym rozmowom kwalifikacyjnym z interesującymi kandydatami.
Oszczędność kosztów
ATS pozwala na oszczędności kosztowe w kilku obszarach – zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie:
- Brak konieczności powiększania zespołu rekrutacyjnego
- Oszczędności na braku publikacji ogłoszeń o pracę na płatnych portalach, dzięki korzystaniu z puli talentów do obsadzania stanowisk
- Bardziej efektywne wykorzystanie budżetu rekrutacyjnego dzięki monitoringowi KPI, przykładowo poprzez dopasowanie najbardziej efektywnych kanałów rekrutacji do konkretnych typów stanowisk
- Większa wydajność dzięki szybszej rekrutacji
Oszczędność czasu
Automatyzacja zadań administracyjnych odciąża zespół rekrutacyjny w jego codziennej pracy.
Funkcje takie jak automatyczne przypomnienia dla rekruterów i hiring managerów zmniejszają prawdopodobieństwo, że aplikacje będą oczekiwały zbyt długo na ich reakcję.
System ATS służy również jako centralna baza danych.
Jest miejscem, gdzie zbierane są dokumenty aplikacyjne, wymieniane wiadomości i wrażenia z rozmów kwalifikacyjnych. Dzięki temu, że każdy jest na bieżąco i ma taki sam dostęp do informacji, decyzje podejmowane są o wiele sprawniej.
W przypadku klientów softgarden przeciętna oszczędność czasu to 15% na przetwarzaniu jednej aplikacji oraz dodatkowe 10% czasu mniej na pracach administracyjnych.
Optymalizacja procesów rekrutacyjnych
Rekruterzy mogą mieć nie tylko więcej czasu, aby poświęcić go kandydatom, ale dzięki systemowi ATS mają dostęp do danych i analiz o strategicznym znaczeniu.
Szczegółowe raportowanie w systemie pozwala na prostą identyfikację najbardziej efektywnych źródeł napływu aplikacji oraz pomaga w optymalizacji wewnętrznych procesów.
Jak to konkretnie działa? Np. dzięki analizie czasu, jaki dana aplikacja spędza na konkretnych etapach rekrutacyjnych, można identyfikować i wyeliminować wszystkie blokery, które wpływają na przedłużanie się rekrutacji. Gdy połączy się to z analizą efektywności wykorzystania budżetu rekrutacyjnego per kanał, można w prosty sposób wprowadzić zmiany o potencjalnie dużym wpływie na jakość procesów.
Czy ATS faktycznie wpływa na oszczędności?
Na początek możesz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wolisz inwestować środki w publikację ogłoszenia na portalu X, który przyniesie Ci 100 aplikacji, ale 90 z nich będzie nadawało się do natychmiastowego odrzucenia, ze względu na niespełnianie minimalnych kryteriów? Czy może wybierzesz portal Y, z którego napłynie tylko 10 zgłoszeń, ale wśród nich znajdzie się aplikacja zatrudnionej osoby?
Dobre oprogramowanie do e-rekrutacji wspiera i ułatwia takie rozważania.
Przejście do świata online
Kompleksowe rozwiązanie w zakresie rekrutacji online pomaga skutecznie dotrzeć do top talentów i zainteresować je marką pracodawcy.
Dzięki cyfryzacji procesów zachowujesz większą elastyczność i możesz prowadzić rekrutację niezależnie od aktualnych warunków na rynku pracy oraz bez ograniczeń czasowych i geograficznych. Prowadzisz rekrutację w firmie o rozproszonej strukturze? Masz zespół rekruterów pacujących remote? Otwierasz właśnie procesy rekrutacyjne dla hiring managera z innego miasta lub kraju?
Dobry system ATS pozwoli Wam sprawnie współpracować na odległość!
Wymogi dotyczące systemu do zarządzania rekrutacją – pomocne w podjęciu decyzji
Chcesz zaoszczędzić czas, koszty i zasoby dzięki oprogramowaniu rekrutacyjnemu oraz zoptymalizować swoje procesy i przejść do świata cyfrowego? Dobra decyzja!
Zanim przejdziemy do kluczowych funkcji, podzielimy się z Tobą listą podstawowych wymogów, które powinien spełniać system rekrutacyjny. Są to:
- Możliwość personalizacji
- Przyjazność dla użytkownika
- Bezpłatne wsparcie, szybka obsługa klienta, możliwość bezpłatnego przetestowania
- Rozwiązanie chmurowe, Software-as-a-Service
- Bezpieczeństwo od strony prawnej
Przyjrzyjmy się bliżej tym wymogom:
Możliwość personalizacji
Aby oprogramowanie było w stanie uprościć i usprawnić rekrutację, musi mapować jej przebieg w organizacji od początku do końca.
Powinna istnieć także możliwość określania różnych ścieżek rekrutacyjnych i przebiegu procesów np. w zależności od działu lub profilu stanowiska, na które prowadzony jest nabór.
W ramach indywidualizacji nie może zabraknąć opcji tworzenia własnych wzorów ogłoszeń o pracę dla różnych portali ogłoszeniowych, kreowania szablonów wiadomości i budowania zespołów rekrutacyjnych pod konkretne rekrutacje.
Przyjazność dla użtkownika
Wszystkie narzędzia przewidziane do zarządzania aplikacjami powinny być przyjazne dla użytkownika.
Co to konkretne oznacza? Z całą pewnością bardzo ważny jest interfejs – liczy się jego prostota, spójność, intuicyjne rozłożenie elementów oraz zadbanie o stronę wizualną.
Jest to o tyle kluczowe, że z systemu korzystają nie tylko rekruterzy i hiring managerowie, ale także kandydaci – warto, aby narzędzie, którego użyją zapewniło im płynność i łatwość aplikowania.
Obsługa i wsparcie
Jeśli planujesz wprowadzić nowe oprogramowanie do organizacji, ważne jest, aby dobrze je wcześniej przetestować.
Tylko dzięki temu będziesz mieć pewność, że interfejs użytkownika i zintegrowane funkcje naprawdę uproszczą codzienną pracę zespołu i proces aplikowania dla kandydatów.
Dlatego też niezmiernie ważne jest kompetentne, dostępne i bezpłatne wsparcie ze strony działu obsługi klienta produktu.
Idealnie, jeśli swoje prośby i problemy możesz zgłaszać zarówno telefonicznie, mailowo, jak i poprzez czat, aby szybko otrzymywać porady w razie pojawiających się problemów.
Dobrze, aby dostępne były również dokumenty typu Q&A, czy tutoriale prezentujące odpowiedzi na najbardziej powszechne pytania.
Rozwiązanie w chmurze
Nowoczesne zarządzanie rekrutacją powinno opierać się na rozwiązaniu w chmurze, do którego masz wygodny dostęp przez Internet.
Co jest jego zaletą? Wszyscy pracownicy korzystają z tej samej wersji programu i mają dostęp do tych samych, zawsze aktualnych informacji.
A dodatkowo Twój dział IT nie jest obciążony jego instalacją lub serwisowaniem, gdyż zajmuje się tym producent oprogramowania. Oszczędza to pieniądze, zasoby IT i czas.
Przepisy prawa w zarządzaniu kandydatami
Czas rekrutacji, to ten moment, gdy do Twojego zespołu trafiają wrażliwe, osobiste dane kandydatów.
Dlatego ważne jest, aby wybrane oprogramowanie zapewniało od samego początku pełną ochronę danych, tzn. aby od pierwszego użycia było zgodne z RODO.
Z tego względu istotną funkcjonalnością jest możliwe do zaprogramowania automatyczne usuwanie aplikacji w odpowiednim czasie oraz zwrócenie się do kandydata o zgodę na przechowywanie danych podczas procesu aplikowania online.
Ponadto dobre oprogramowanie powinno zapewniać najwyższe standardy komunikacji z kandydatami, zgodne z przepisami o równym traktowaniu.
Przegląd funkcji rozwiązań ATS
1. Przyspieszenie procesu rekrutacji
Podstawową funkcją oprogramowania rekrutacyjnego jest odwzorowanie indywidualnego procesu rekrutacji w firmie. W idealnym przypadku system powinien dawać również możliwość tzw. zgłaszania zapotrzebowania na nowego pracownika, co znacznie przyspiesza moment startu rekrutacji. W usprawnieniu działania pomocne są narzędzia do komunikacji i oceny w zespole, które świetnie spisują się w przeprowadzaniu wstępnej selekcji kandydatów.
Twoje oprogramowanie powinno pozwalać Ci na:
- Zapisywanie otrzymanych aplikacji, także tych przesłanych e-mailem lub pocztą, a nie przez formularz aplikacyjny
- Koordynację spotkań z zespołem i kandydatami
- Szybką preselekcję kandydatów przy użyciu indywidualnie określanych kryteriów, narzędzi do głosowania oraz porównywania wyników kandydatów na kartach oceny
- Rekrutację mobilną dzięki optymalizacji pod urządzenia mobilne lub dostępności aplikacji
- Przydzielanie uprawnień i ról poszczególnym osobom zaangażowanym w rekrutację
Dodatkowo bardzo istotne jest kryterium indywidualizacji. Oprogramowanie, które wybierzesz, nie powinno narzucać Ci przebieg procesu, ale wspierać potrzeby Twojej organizacji.
2. Publikacja ofert pracy na portalach ogłoszeniowych i własnej stronie kariery
- Publikowanie ofert pracy na wielu portalach pracy jednocześnie za pomocą funkcji multipostingu
- Zintegrowana strona kariery
- Dostosowanie ogłoszeń i strony kariery do corporate identity
- Tworzenie ogłoszeń o pracę w wielu językach
- Optymalizacja dla Google for Jobs
- Rekrutacja w social media dzięki prostej funkcjonalności udostępniania ofert pracy w społecznościach
Multiposting to jedna z ulubionych funkcji rekruterów, pozwalająca na jednoczesne publikowanie oferty pracy na szeregu wybranych portali ogłoszeniowych, a wszystko to z jednego systemu i najlepiej – za pomocą jednego kliknięcia. Idealnie, gdy rozwiązanie ATS ma zintegrowane ważne dla firmy płatne i bezpłatne strony, dzięki czemu znacząco skraca się czas potrzebny na dystrybucję ogłoszeń.
Korzystną funkcją jest integracja systemu ATS ze stroną kariery, dzięki czemu wszystkie ogłoszenia o pracę są na niej automatycznie publikowane, uzupełniane lub usuwane w razie zamknięcia procesu. Zakładka kariera jest ważnym punktem styku z kandydatem, dlatego niezmiernie ważne są zarówno publikowane na niej treści, jak i jej zgodność z corporate identity firmy. Wszystko to składa się na budowanie dobrego wizerunku pracodawcy w Internecie.
Czy wiesz, że możesz przygotować swoją stronę kariery bez pomocy programisty i grafika? Jest to niezmiernie proste dzięki rozwiązaniu modułowemu Strona Kariery Pro softgarden, pozwalającemu na samodzielny dobór i atrakcyjne zaprezentowanie poszczególnych sekcji na stronie. Korzystając z tej opcji szybko stworzysz responsywną stronę kariery i bez problemu zadbasz na bieżąco o jej aktualność.
Co jeszcze? Idealnie, gdy program dostarcza Ci unikalny kod, dzięki któremu oferty pracy są indeksowane przez Google i publikowane w Google for Jobs na rynkach, na których działa to rozwiązanie.
3. Poprawa candidate experience
Jak zadbać o to, aby doświadczenia kandydata związane z aplikowaniem do firmy były jak najlepsze?
- Aplikowanie “One-Click”
- Integracja z LinkedIn
- Ogłoszenia i formularze aplikacyjne — responsywne, zoptymalizowane pod urządzenia mobilne
- Indywidualne pytania w formularzu aplikacyjnym, dostosowane do stanowiska pracy
- Szybkie odpowiedzi na przesłane aplikacje
- Możliwość sprawdzenia online statusu aplikacji
Oprogramowanie rekrutacyjne musi ułatwiać życie Twoim kandydatom, wtedy korzystanie z niego wiąże się z realną poprawą candidate experience.
Pierwszym momentem na to jest chwila, gdy kandydat zabiera się za aplikowanie. Jeśli ma możliwość, by zrobić to jednym kliknięciem, np. dzięki integracji z LinkedIn, to zapamięta, że była to wyjątkowo przyjazna forma. Jeśli jednak będzie wypełniał formularz aplikacyjny, to powinien być on maksymalnie zwięzły i adekwatny do danego stanowiska.
Dane z portali typu LinkedIn, czy też pochodzące ze złożonego CV, powinny trafić bezpośrednio do systemu i zostać tam zaprezentowane w sposób pozwalający na szybkie porównanie kandydatur. Pomaga w tym tzw. CV-parsing, czyli system zczytujący informacje z dokumentów wgranych przez kandydata.
Rzecz jasna warto zapewnić kandydatowi możliwość aplikowania z poziomu urządzeń mobilnych – coraz więcej osób korzysta z telefonu do załatwiania wielu spraw, dobrze, jeśli wysłanie aplikacji do naszej firmy będzie jedną z nich.
Potwierdzenie wpłynięcia aplikacji powinno być wysyłane do wszystkich zainteresowanych stron natychmiast po zaaplikowaniu przez kandydata. W idealnej sytuacji system ATS oferuje również kandydatom możliwość samodzielnego sprawdzenia w dowolnym momencie statusu swojej aplikacji.
Efektem tak zorganizowanej rekrutacji jest nie tylko lepsze candidate experience ale także mniejszy wskaźnik rezygnacji z aplikowania oraz zainteresowanie ofertami pracy firmy ze strony top talentów.
4. Optymalizacja rekrutacji, redukcja kosztów
Jak można zoptymalizować proces rekrutacji?
- Szczegółowe podsumowanie kosztów
- Zestawienie liczby aplikacji na stanowisko z danymi odnośnie do umówionych rozmów kwalifikacyjnych, złożonych ofert i zatrudnionych osób
- Jasne wyliczenie czasu, jaki upłynął od pojawienia się wakatu do zatrudnienia, z rozbiciem na poszczególne etapy rekrutacji
- Ocena efektywności poszczególnych kanałów rekrutacji
- Analiza liczby odrzuconych aplikacji oraz stojących za tym powodów
- Przejrzyste zestawienie kosztów związanych z publikacją ofert pracy i wyników każdego z portali
Czy da się dokładnie śledzić źródła napływu aplikacji? Dzięki raportom generowanym przez system możesz to robić na bieżąco.
Widzisz nie tylko wyniki związane z kosztami publikacji ogłoszeń, ale także efektywność każdego portalu, liczbę jakościowych aplikacji per źródło, czy też zestawienia czasu procesowania aplikacji na poszczególne stanowiska.
W idealnej sytuacji system do e-rekrutacji zapewni Ci przejrzyste wizualizacje, wiele opcji filtrowania oraz możliwość przyjrzenia się wybranym szczegółom.,
Kiedy opłaca się zdecydować na system rekrutacyjny?
Zasadniczo, system ATS może być z powodzeniem używany przez każdą firmę, która zatrudnia pracowników i chciałaby usprawnić swoje procesy rekrutacyjne.
Oczywiście duże benefity mają z tego organizacje ze sporą liczbą otwartych procesów oraz szerokim napływem aplikacji – w ich przypadku oszczędność czasu i kosztów związana z optymalizacją działania jest bardzo odczuwalna. Podobnie będzie wszędzie tam, gdzie zespół rekrutacyjny nie jest bardzo rozbudowany, a jego praca ma wielkie znaczenie dla organizacji np. ze względu na aktualną szybką rozbudowę zespołu, konieczność organizowania masowych rekrutacji, czy też w przypadku firm o rozproszonych strukturach, z oddziałami rozsianymi po kraju lub zagranicą.
Kto jeszcze zyska na implementacji oprogramowania rekrutacyjnego? Przyda się ono w firmach, które zatrudniają pracowników, których jest najtrudniej pozyskać z rynku pracy – w ich przypadku szybkość działania, czy tez możliwość skorzystania z rekrutacji w social media, będą nieraz znaczącymi przewagami konkurencyjnymi.
Tak naprawdę każda firma zatrudniająca nowe osoby powinna odpowiedzieć sobie na pytanie, czy jej procesy aplikacyjne spełniają wymagania współczesnych czasów. Czy da się działać sprawniej? Szybciej odpowiadać kandydatom? Lepiej monitorować wydatki na rekrutację? Czy można to zrobić bez zwiększenia zatrudnienia w dziale rekrutacji?
Jeśli uważasz, że kandydaci czekają w Twojej firmie zbyt długo na kontakt zwrotny po wysłaniu aplikacji, chcesz zaoszczędzić koszty, poprawić candidate experience, zwiększyć zaangażowanie managerów w rekrutację lub jeśli Twój zespół rekrutacyjny nie ma wystarczająco dużo czasu na pogłębione rozmowy kwalifikacyjne, odpowiedź jest jasna: system ATS jest rozwiązaniem dla Twojej firmy!
