Prácticamente de la noche a la mañana, muchas empresas han enviado a sus empleados a trabajar desde casa, incluidos sus reclutadores. Ahora están recurriendo al reclutamiento remoto, es decir, al reclutamiento desde sus casas. Hemos reunido algunos consejos para que este proceso sea lo más fluido posible.
Así lo revela una encuesta realizada por el Institute for Competitive Recruiting (ICR): Al menos uno de cada dos reclutadores (50,7 %) afirma que el número de solicitudes se ha mantenido igual, ha aumentado o incluso se ha incrementado considerablemente, a pesar de la difícil situación actual.
Esto demuestra que: El reclutamiento no se ha detenido en muchas empresas. Los reclutadores pueden establecer buenos contactos con los candidatos en estos tiempos, para cubrir las vacantes rápidamente después de la crisis.
Votar por un candidato desde casa, ¿cómo se supone que funciona?
El reclutamiento es un trabajo en equipo, eso no se puede cambiar. Y ahora todo debe organizarse desde casa. Esto plantea algunos interrogantes: ¿Cómo, por ejemplo, se va a realizar la coordinación de un candidato si el equipo de reclutamiento no está en el mismo lugar, sino a kilómetros de distancia?
Para que esto tenga éxito, los empleados implicados deben aprender a organizarse correctamente. El funcionamiento de la comunicación es lo más importante. Sin el nivel adecuado de intercambio de información, existe un gran peligro de trabajar en contra de los objetivos, en lugar de colaborar entre sí.
¿Qué puede ayudar?
- Las reuniones frecuentes y los jours fixes deben seguir existiendo.
- Asegurar que el factor humano no se quede a medio camino, es aconsejable llevarlo a cabo en forma de videoconferencias.
- Por su parte, los chats son adecuados para el intercambio de información a corto plazo en grupos o entre los mismos miembros del equipo.
- Los asuntos que requieran un poco más de tiempo pueden ser discutidos por correo electrónico.
Intercambio: Siempre en movimiento
Nota importante: La comunicación en el equipo de reclutamiento jamás debe detenerse. De lo contrario, los procesos se paralizan. Los reclutadores pueden asumir el papel de gestores de proyectos del mismo modo que lo harían en la oficina.
Para ello, se debe iniciar siempre la comunicación digital en el equipo e intercambiar activamente información con sus colegas, compartir regularmente las actualizaciones con ellos, hacer preguntas y también recordarles de vez en cuando las tareas. Si se da un buen ejemplo y se comunica de forma abierta y transparente, se animará a los compañeros a hacer lo mismo.
Reclutamiento desde casa: evitando el caos de documentos
Ahora bien, no solo es importante que todos los procesos de coordinación estén estructurados, sino también que estén óptimamente documentados y archivados. Por ejemplo, los equipos de selección de personal que envían repetidamente documentos y listas de Excel de un lado a otro, en diferentes versiones a través de Outlook, es probable que los pierdan de vista en algún momento. Un consejo útil: almacena tus documentos en la nube. Como ventaja diferenciadora, todo el personal trabajará en el mismo documento. Estos procesos uniformes adquieren un significado y una importancia completamente diferentes a los de la rutina clásica de la oficina, especialmente en el trabajo en casa.
Es aún más fácil si todos los flujos de trabajo de reclutamiento puedan ser procesados en un sistema uniforme. Desde el anuncio de empleo, hasta la comunicación, la coordinación entre compañeros y la aceptación final. El moderno software de gestión de candidatos puede hacer precisamente eso.
En este programa, los encargados de la selección de personal nombran un equipo de reclutamiento para cada vacante a cubrir. Mediante un concepto de rol, cada encargado puede acceder a la información sobre un candidato y el proceso de solicitud que está autorizado a consultar desde el punto de vista de la protección de datos. Al mismo tiempo, cada miembro del equipo recibe derechos individuales y puede intervenir en el proceso dentro de las áreas que le correspondan. Por ejemplo, no todos pueden enviar mensajes o incluso aceptar o rechazar a un candidato.
Las soluciones del Software como Servicio ofrecen una gran “ventaja desde casa”. El software de gestión de candidatos correspondiente se ejecuta en los servidores del proveedor y se pone a disposición de los clientes a través de la nube. Los servidores en los que funciona softgarden se encuentran en Alemania y han sido premiados por su increíble seguridad. Los equipos de reclutamiento pueden acceder al software desde cualquier lugar y en cualquier momento. No se generan inconvenientes por el uso de diferentes versiones, ya que siempre se pone a disposición y se utiliza la última versión del programa.
Cómo diseñar los flujos de trabajo
Una vez que se ha recibido una solicitud, los encargados del reclutamiento pueden utilizar un algoritmo integrado en el sistema de gestión de candidatos para comparar el grado de adecuación de un aspirante a un puesto. Todos los encargados del reclutamiento pueden consultar los resultados respectivos y los documentos de solicitud de los distintos candidatos que figuran en este instrumento, con el fin de volver a evaluarlos individualmente: el talento se ajusta o no se ajusta.
Una vez tomada la decisión de quién debe ser convocado a una entrevista de trabajo en el siguiente paso, el responsable de la contratación envía una invitación para una entrevista de trabajo a través del sistema de gestión de candidatos a los aspirantes que el equipo de reclutamiento desee conocer mejor.
Incluso la entrevista de trabajo es fácil de organizar desde casa. Después de todo, ¿para qué sirven los servicios de videoconferencia? Sin embargo, si se dispone de un sistema de gestión de candidatos actualizado, se está de suerte también en este caso, ya que pueden utilizar la función de vídeo integrada.
En una entrevista por vídeo, los equipos de selección de personal no se sientan cara a cara con un candidato, pero obtienen una impresión bastante real de lo que hace funcionar al talento. Gracias a la función de grabación que ofrece el sistema de gestión de candidatos, los miembros del equipo que no puedan asistir a la entrevista pueden incluso verla después y añadir su valoración.
Entrevistas por vídeo diferido: ¿para qué sirven?
Las entrevistas por vídeo también pueden realizarse en diferido con un sistema de gestión de candidatos. Es decir, el equipo de reclutamiento graba las preguntas y envía estos fragmentos de vídeo al candidato. El equipo también puede formular las preguntas por escrito. A continuación, el candidato graba sus respuestas y las envía en vídeo al equipo de reclutamiento.
Esto puede ser especialmente útil si los candidatos están en una zona horaria diferente. De este modo, los encargados del reclutamiento pueden seguir conociéndolos en persona y nadie tiene que participar en una teleconferencia a una hora inhumana.
Evaluación de la entrevista por vídeo
La evaluación de la entrevista por vídeo también se realiza de forma rápida y sencilla desde casa, mediante un sistema de gestión de candidatos. Para ello existe una tabla de puntuación de la entrevista, que permite que se definan criterios individuales para cada vacante.
Todo lo que el equipo de reclutamiento tiene que hacer ahora es atribuir de 1 a 5 estrellas a cada criterio. Cinco estrellas para la “adecuación perfecta” y una estrella para la “inadecuación”. Ahora el sistema calcula automáticamente cuál de los candidatos es el más adecuado para la empresa.
Si no se dispone de un sistema de gestión de candidatos, se pueden utilizar herramientas de coordinación como Doodle en caso de necesidad; sin embargo, hay que tener en cuenta que no se deben mencionar datos personales debido a la protección de datos. Más vale prevenir que curar. Al fin y al cabo, ¿quién sabe en qué servidores se almacenan los datos en cuestión?
No hay necesidad de preocuparse por la protección de datos
Los usuarios de un sistema de gestión de candidatos, en cambio, no tienen que preocuparse por la protección de los datos. Todos los datos se almacenan en un centro de datos seguro y certificado que cumple las normas más estrictas de protección de datos y seguridad informática. También se respetan de forma fiable los plazos legales de eliminación. El sistema elimina automáticamente todos los datos que ya no son necesarios. Más fácil imposible.
Conclusión: Reclutar desde casa no es una ciencia espacial. Gracias a las herramientas digitales, no tiene por qué haber retrasos en el proceso. La forma más sencilla de gestionar el reclutamiento a distancia es con un sistema de gestión de candidatos. Esto garantiza un almacenamiento uniforme de toda la información y una gestión del proceso bien estructurada de la A a la Z.
¿Te preguntas cómo softgarden puede ayudarte a reclutar desde casa? Nos complace poder ayudar en esta tarea. Contáctanos en cualquier momento o solicita una demostración en directo.
