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¿Qué es un sistema de gestión de candidatos?

¿Qué es un sistema de gestión de candidatos?

El uso de un sistema de gestión de candidatos ofrece una ventaja competitiva decisiva. Te explicamos los requisitos que un sistema moderno debe cumplir para que el reclutamiento avance.
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Definición de sistema de gestión de candidatos

    • Un sistema de gestión de candidatos apoya el proceso de la contratación a través de la automatización, la unificación y la documentación centralizada de las solicitudes que llegan

    • A través de la presentación de informes se pueden identificar los canales de candidatos más eficientes y ahorrar costes

    • Los sistemas de gestión de candidatos pueden ser útiles para empresas de todos los tamaños, de todo tipo y sector

    Aquí te explicamos qué funciones debe tener el sistema y si vale la pena invertir en un software de gestión de candidatos.

    A través de la digitalización de los procesos de contratación puedes ahorrarte tiempo y dinero en la captación de personal, emplear más rápidamente a nuevos trabajadores sin necesidad de aumentar para ello el equipo de contratación.

    Te explicamos cómo puede ayudar un sistema de gestión de candidatos.

    Aquí te explicamos qué funciones debe tener el sistema y si vale la pena invertir en un software de seguimiento de candidatos.

¿Sistema de gestión de candidatos o sistema de seguimiento de candidatos?

Cuando se habla de sistemas de gestión de candidatos, sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), software de administración de candidatos, software de gestión de candidatos o sistemas de contratación electrónica, nos referimos siempre a lo mismo. Estos términos designan soluciones de software que ayudan a los encargados de la contratación y a los departamentos de recursos humanos en la captación de personal.

Un sistema de gestión de candidatos personalizado reproduce digitalmente el proceso de contratación y, por lo tanto, ofrece apoyo a los encargados de contratación a lo largo de todo el proceso de solicitud:

El software resuelve las actividades rutinarias de forma totalmente automática y libera de las tareas administrativas.

Por ejemplo, permite la confirmación automática de la recepción, notifica a los colegas sobre las candidaturas recibidas, ofrece una comparación clara de los datos de candidatos con los requisitos del trabajo, así como opciones de evaluación detalladas de los KPI de contratación importantes.

Ventajas de los sistemas de gestión de candidatos

Básicamente, todas las funciones tienen por objeto hacer que los procesos de contratación sean más eficientes y que, por tanto, la contratación de nuevos empleados sea más rápida, sin tener que aumentar el tamaño del equipo de contratación.

Esta es una clara ventaja competitiva. Los clientes de softgarden pueden reducir su tiempo de contratación hasta en un 60 por ciento gracias a procesos de contratación más eficientes.

Al mismo tiempo, esto deja más tiempo para el trabajo de valor añadido en Recursos Humanos: por ejemplo, para las medidas para aumentar los Recursos Humanos, mejorar la estrategia de imagen del empleador, o simplemente para entrevistas con candidatos interesantes.

Ahorrar costes

De esta forma se pueden ahorrar costes en diferentes lugares, directa e indirectamente:

  • No es necesario aumentar el tamaño del equipo de contratación

  • La creación de grupos de talentos permite cubrir puestos de trabajo sin gastar dinero en anuncios de trabajo ni emplear tiempo en la búsqueda activa.

  • Los informes permiten una utilización más eficiente de los presupuestos, por ejemplo, mediante la identificación de aquellos canales que generan contrataciones

  • Aumentar la productividad con una captación de personal más rápida

Ahorrar tiempo

En la actividad cotidiana, la automatización de las tareas administrativas reduce la carga del equipo de contratación.

Las funciones como los recordatorios automáticos para el personal directivo y los responsables de la toma de decisiones reducen la probabilidad de que las candidaturas permanezcan demasiado tiempo sin analizar.

Un sistema de gestión de candidatos también sirve como archivo central de datos.

La documentación de los candidatos, los correos electrónicos intercambiados y las impresiones de las entrevistas se recopilan aquí. De esta manera, las decisiones se pueden tomar más fácilmente y todos están siempre al día.

Optimizar procesos de contratación

Los encargados de la contratación no solo tienen más tiempo para la búsqueda de empleados, sino que también pueden ocuparse de temas estratégicos.

Informes detallados les permiten identificar los mejores canales de solicitud y les ayudan en la optimización de los procesos internos.

Por ejemplo, analizando cuánto tiempo emplean los candidatos en las diferentes fases de solicitud, se pueden identificar y eliminar las dificultades.

Mediante una evaluación orientada de los mejores canales a través de los cuales se reciben candidaturas, se puede emplear de manera más eficiente el presupuesto para la contratación.

¿Cómo funciona?

¿Dónde te gustaría emplear el presupuesto?

¿En el portal X, a través del cual recibes 100 solicitudes para un puesto, pero de las cuales rechazas inmediatamente 90 dado que los interesados no cumplen con los criterios específicos? ¿O en el portal Y, a través del cual te llegan solo 10 interesados, entre los que se encuentra, sin embargo, la candidata o el candidato adecuado para el puesto?

Un buen software de selección de personal ayuda y facilita estas consideraciones.

Digitalízate más

Con ayuda de una solución de contratación digital integral puedes llegar a los talentos y crear interés por tu empresa.

Además, el equipo de contratación digital depende menos de las circunstancias externas en el mercado de trabajo y permite modelos de trabajo más flexibles.

Una solución digital facilita, además, los procesos de solicitud para empresas con estructuras descentralizadas.

Requisitos de un sistema de gestión de candidatos. Ayuda para la toma de decisiones

¿Quieres ahorrar tiempo, costes y recursos, optimizar los procesos y digitalizarte más con un software de contratación? Buena decisión.

Antes de abordar las funciones importantes, queremos mencionar algunos requisitos básicos de los sistemas de gestión de candidatos:

  • Personalización

  • Facilidad de uso

  • Soporte gratis, servicio rápido, posibilidad de prueba gratuita

  • Solución en la nube, software como un servicio

  • Seguridad jurídica

Echemos un vistazo más de cerca a estos requisitos:

Personalización

Para que puedas simplificar y mejorar tus procesos con un software, este debe poder reproducir el proceso de contratación de principio a fin.

Para ello deberían poder definirse también los procesos individuales, por ejemplo, de los diferentes departamentos especializados.

También debería ser posible incorporar diseños personalizados de anuncios de trabajo para diferentes bolsas de empleo, plantillas de mensajes y equipos de contratación.

Facilidad de uso

Todas las herramientas de gestión de candidatos suministradas deberían ser fáciles de utilizar.

Por lo tanto, un criterio de eliminación es una interfaz fácil de usar.

Solo un software fácil de usar y claro será aceptado rápidamente y utilizado de manera fiable por todas las partes interesadas.

Esto afecta a los empleados, pero sobre todo a los potenciales candidatos.

Si no se puede cargar el currículum a la tercera, el candidato renunciará frustrado.

Servicio y asistencia

Si estás planeando implantar un software, es importante que puedas probarlo a fondo antes de comprarlo.

Solo así te asegurarás de que la interfaz de usuario y las funciones integradas simplifican realmente tu trabajo diario y el proceso de solicitud.

Por eso es tan sumamente importante contar con una asistencia competente, de rápido acceso y gratuita.

Lo ideal es que se puedan enviar solicitudes de asistencia por teléfono, correo electrónico o sistema de tickets y recibir rápidamente una respuesta inicial.

Para las preguntas más frecuentes y las funciones muy utilizadas, lo ideal sería que hubiera artículos de ayuda y tutoriales.

Software en la nube

La gestión moderna de candidatos debería basarse en software en la nube.

El software se proporciona en un servidor y se accede a él a través de Internet.

La ventaja: Todos los empleados usan la misma versión del programa y trabajan con el mismo nivel de información. Además, siempre está actualizado.

Lo mejor: El departamento informático no tiene que realizar ningún tipo de instalación ni de mantenimiento, ya que el fabricante del software se encarga de eso. Esto ahorra dinero, recursos informáticos y tiempo.

RGPD y Ley de igualdad de trato en la gestión de candidatos

Durante el proceso de contratación, tu equipo maneja datos personales y confidenciales de los candidatos.

Por eso es importante que el software garantice la protección de los datos desde el principio, es decir, que sea conforme con el RGPD desde el primer uso.

Esto funciona, por ejemplo, mediante la supresión automática programable de las candidaturas en el plazo necesario, pero también mediante la obtención del consentimiento para el almacenamiento de los datos en el mismo momento de la solicitud online.

Además, se requiere la conformidad con la Ley general de igualdad de trato de Alemania (AGG, por sus siglas en alemán) en la comunicación con los candidatos.

Al elegir un sistema, analiza, por tanto, en qué medida los proveedores te ofrecen apoyo en esto.

¿Qué funciones específicas ofrece un sistema de gestión de candidatos para cumplir estos requisitos y optimizar tu proceso de contratación?

Resumen de las funciones de las ATS en la gestión de candidatos

1. Acelerar los procesos de contratación

Una función básica del software de gestión de candidatos es la recopilación del proceso de contratación individual. Idealmente, la solicitud de personal también puede ser aprobada a través del sistema.

El criterio de personalización es importante aquí. El software que elijas no debe imponerte un proceso, sino que debe apoyar tu proceso.

Al mismo tiempo, debe disponerse de herramientas de comunicación y de coincidencia para facilitar la preselección de los solicitantes.

Tu software debería incluir las siguientes funciones:

  • Recopilación de las solicitudes recibidas después de la publicación de los anuncios de empleo, también de las solicitudes por correo electrónico o postal;

  • Coordinación de citas con colegas y candidatos;

  • Herramientas para la preselección rápida de los solicitantes: clasificaciones, establecimiento y comparación a partir de criterios mínimos, y tarjeta de puntuación.

  • Contratación móvil a través de una interfaz web optimizada para móviles y/o una aplicación

  • Asignación de derechos y funciones para los encargados de la contratación.

2. Publicar anuncios de trabajo en portales de empleo y en la propia página de empleo.

  • Publicar anuncios de trabajo a través de la multidifusión en varios portales de empleo al mismo tiempo

  • Reservar cuotas de anuncios directamente a través del software

  • Portal de empleo integrado

  • Adaptar las ofertas de empleo y el portal de empleo a la identidad corporativa

  • Crear anuncios de trabajo en varios idiomas

  • Optimización para Google Jobs

  • Contratación colaborativa (Social Recruiting) a través de una simple funcionalidad para compartir anuncios de trabajo

Una función clave de los sistemas de gestión de candidatos es la publicación de anuncios de trabajo en diversos portales de empleo, lo que se conoce como multidifusión (“multiposting” en inglés).

Lo ideal es que los anuncios gratuitos y de pago se puedan contabilizar y publicar directamente a través de la herramienta.

Muchos sistemas proporcionan, además, una página de empleo que puede integrarse en el propio sitio web.

De esta manera, la apertura, el cierre y el cambio de anuncios se realizan directamente.

Por supuesto, el portal de empleo y los anuncios de empleo deben poder adaptarse a tu diseño corporativo.

¿Sabías que puedes tener tu propia página de empleo online sin necesidad de programadores o diseñadores gráficos? Es muy fácil con la página de Empleo Pro de softgarden con un práctico sistema modular. De esta forma puedes crear en muy poco tiempo una página de empleo receptiva que siempre esté actualizada.

Lo ideal es que el programa proporcione a los anuncios de trabajo publicados el código necesario para que sean indexados directamente por Google y publicados en Google Jobs.

3. Mejorar la experiencia del candidato

¿Cómo puedes mejorar la experiencia del candidato?

  • Solicitud con un solo clic

  • Integración de LinkedIn y Xing

  • Anuncios de trabajo receptivos y optimizados para móvil y formularios

  • Preguntas individuales adaptadas al empleo en el formulario de solicitud

  • Respuestas rápidas a las solicitudes presentadas

  • Opción de comprobar el estado de la solicitud online

Una solución de software también debe hacer la vida más fácil a tus candidatos durante todo el recorrido.

Esto comienza ya al rellenar la solicitud online.

Es una norma estándar habilitar las solicitudes con un solo clic, por ejemplo, a través de la integración de LinkedIn o Xing.

Los datos curriculares que tus solicitantes mantienen actualizados en estos canales pueden trasladarse a la solicitud a través de una interfaz directa, en lugar de tener que introducirlos a mano. Alternativamente, debería ser posible cargar y leer un currículum vitae en formato PDF.

Todos los formularios y anuncios de empleo deberían admitir también un diseño receptivo para poder usar un teléfono móvil o una tableta al presentar una solicitud.

Tras enviar la solicitud, los interesados deberían recibir una confirmación inmediata de su recepción. Lo ideal sería que el sistema también permitiera a los solicitantes comprobar por sí mismos el estado de la solicitud.

El resultado: Una mejor experiencia integral del candidato, más candidatos y más satisfechos, menos cancelaciones de candidaturas y, en última instancia, mejores candidatos para tu puesto vacante.

4. Optimizar la contratación, ahorrar costes

¿Cómo puedes optimizar tu proceso de contratación?

  • Presupuesto detallado

  • Comparar el número de solicitudes por puesto con el número de entrevistas, ofertas y contrataciones

  • Evaluar el tiempo pasado desde el anuncio hasta la contratación a través del flujo de trabajo

  • Evaluar qué canales de selección de personal generan realmente las contrataciones

  • Analizar la cantidad de rechazos inmediatos y las razones del rechazo

Sabes cuánto dinero inviertes mensualmente en anuncios de trabajo.

Pero ¿puedes también rastrear sin problemas el canal por el que te llegaron los candidatos a los que has terminado contratando?

Con un informe detallado, esto es posible.

De igual manera, deberías poder seguir las razones del rechazo, los rechazos inmediatos y el rendimiento general de tus anuncios de empleo.

Lo ideal sería que tu sistema de contratación electrónica te proporcionase visualizaciones claras, muchas opciones de filtrado y ajuste, y el nivel de detalle necesario.

¿A partir de cuándo vale la pena tener un sistema de gestión de candidatos?

En principio, cualquier empresa que contrate personal y desee mejorar la contratación y los procesos puede utilizar una solución de contratación.

Sin embargo, las empresas con un gran volumen de candidatos pueden beneficiarse de una solución de software.

Las “start-ups”, las pymes e incluso los grandes grupos necesitan un sistema fiable de contratación electrónica para gestionar las candidaturas que reciben diariamente.

De lo contrario, es difícil mantener el control de todas las aceptaciones y los rechazos y dar una respuesta a los solicitantes en un tiempo razonable.

Toda empresa que necesite nuevos empleados debe preguntarse si su actual proceso de solicitud se ajusta a los requisitos modernos.

¿Estás encontrando a los empleados adecuados en un plazo de tiempo eficiente?

Cuando los encargados de la contratación en empresas están sobrecargados de trabajo, pero se carece de los recursos para aumentar el equipo, el software puede ser una valiosa inversión a largo plazo.

Si tu empresa tarda demasiado en responder, si quieres ahorrar costes y mejorar la experiencia del candidato, o si tu equipo de contratación no tiene suficiente tiempo para realizar entrevistas en profundidad, la respuesta es evidente:

Un sistema de gestión de candidatos vale la pena.

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