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CONOCIMIENTO DE RRHH

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¿Qué es un sistema de gestión de candidatos?

¿Qué es un sistema de gestión de candidatos?

El uso de un sistema de gestión de candidatos ofrece una ventaja competitiva decisiva. Le explicamos los requisitos que un sistema moderno debe cumplir para que su reclutamiento avance.
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Definición de sistema de gestión de candidatos

  • Un sistema de gestión de candidatos apoya el proceso de la contratación a través de la automatización, la unificación y la documentación centralizada de las solicitudes que llegan

  • A través de la presentación de informes se pueden identificar los canales de solicitantes más eficientes y ahorrar costes

  • Los sistemas de gestión de candidatos pueden ser útiles para empresas de todos los tamaños, de todo tipo y sector

Aquí le explicamos qué funciones debe tener su sistema y si vale la pena invertir en un software de gestión de candidatos.

A través de la digitalización de los procesos de contratación puede ahorrarse tiempo y dinero en la captación de personal, emplear más rápidamente a nuevos trabajadores sin necesidad de aumentar para ello su equipo de contratación.

Le explicamos cómo puede ayudar un sistema de gestión de candidatos.

Here we explain which functions your system should absolutely have and whether the investment in an applicant tracking software is worthwhile.

Índice de contenidos

  1. Definición de sistema de gestión de candidatos
  2. Ventajas de los sistemas de gestión de candidatos
  3. Requisitos en un sistema de gestión de candidatos. Una ayuda para la toma de decisiones
  4. Resumen de las funciones de los ATS en la gestión de candidatos

¿Sistema de gestión de los solicitantes o Applicant Tracking System?

Cuando se habla de sistemas de gestión de candidatos, Applicant Tracking System (ATS), software de administración de candidatos, software de gestión de candidatos o sistemas de contratación electrónica, se refiere a lo mismo. Estos términos designan soluciones de software que ayudan a los encargados de la contratación y a los departamentos de recursos humanos en la captación de personal.

Un sistema de gestión de candidatos personalizado reproduce digitalmente el proceso de contratación y, por lo tanto, ofrece apoyo a los encargados de contratación a lo largo de todo el proceso de solicitud:

El software resuelve las actividades rutinarias de forma totalmente automática y libera de las tareas administrativas.

Por ejemplo, permite la confirmación automática de la recepción, notifica a los colegas sobre las solicitudes recibidas, ofrece una comparación clara de los datos de solicitantes con los requisitos del trabajo, así como opciones de evaluación detalladas de los KPI de contratación importantes.

Ventajas de los sistemas de gestión de candidatos

Básicamente, todas las funciones tienen por objeto hacer que los procesos de contratación sean más eficientes y que, por tanto, la contratación de nuevos empleados sea más rápida, sin tener que aumentar el tamaño del equipo de contratación.

Esta es una clara ventaja competitiva. Los clientes de softgarden pueden reducir su tiempo de contratación hasta en un 60 por ciento gracias a procesos de contratación más eficientes.

Al mismo tiempo, esto deja más tiempo para el trabajo de valor añadido en recursos humanos: por ejemplo, para las medidas para aumentar los recursos humanos, mejorar la estrategia de marca del empleador, o simplemente para entrevistas orientadas con candidatos interesantes.

Ahorrar costes

De esta forma se pueden ahorrar costes en diferentes lugares, directa e indirectamente:

  • No es necesario aumentar el tamaño del equipo de contratación

  • La creación de Talent Pools permite cubrir puestos de trabajo sin gastar dinero en anuncios de trabajo ni emplear tiempo en la búsqueda activa.

  • Los informes permiten una utilización más eficiente de los presupuestos, por ejemplo, mediante la identificación de aquellos canales que dan lugar a contrataciones

  • Aumentar la productividad con una captación de personal más rápida

Ahorrar tiempo

En la actividad cotidiana, la automatización de las tareas administrativas reduce la carga del equipo de contratación.

Las funciones como los recordatorios automáticos para el personal directivo y los responsables de la toma de decisiones reducen la probabilidad de que las solicitudes permanezcan demasiado tiempo sin analizar.

Un sistema de gestión de candidatos también sirve como archivo central de datos.

La documentación de los solicitantes, los correos electrónicos intercambiados y las impresiones de las entrevistas se recopilan aquí. De esta manera, las decisiones se pueden tomar más fácilmente y todos están siempre al día.

Optimizar procesos de contratación

Los encargados de la contratación no solo tienen más tiempo para la búsqueda de empleados, sino que también pueden ocuparse de temas estratégicos.

Informes detallados les permiten identificar los mejores canales de solicitud y les ayudan en la optimización de los procesos internos.

 

Por ejemplo, al analizar cuánto tiempo emplean los solicitantes en las diferentes fases de solicitud, se pueden identificar y eliminar las dificultades.

Mediante una evaluación orientada de los mejores canales a través de los cuales usted recibe solicitudes, puede emplear de manera más eficiente su presupuesto para la contratación.

¿Cómo funciona?

¿Dónde le gustaría emplear su presupuesto?

¿En el portal X, a través del cual recibe 100 solicitudes para su puesto, pero de las cuales rechaza inmediatamente 90 dado que los interesados no cumplen con los criterios concretos? ¿O en el portal Y, a través del cual le llegan solo 10 interesados, entre los que se encuentra, sin embargo, la candidata o el candidato adecuado para su puesto?

Un buen software de selección de personal ayuda y facilita dichas consideraciones.

Digitalícese más

Con ayuda de una solución de contratación digital integral puede llegar a los talentos y crear interés por su empresa.

Además, el equipo de contratación digital depende menos de las circunstancias externas en el mercado de trabajo y permiten modelos de trabajo más flexibles.

Una solución digital facilita, además, los procesos de solicitud para empresas con estructuras descentralizadas.

Requisitos en un sistema de gestión de candidatos. Ayuda para la toma de decisiones

¿Quiere ahorrar tiempo, costes y recursos, optimizar sus procesos y digitalizarse más con un software de contratación? Buena decisión.

Antes de abordar las funciones importantes, queremos mencionar algunos requisitos básicos de los sistemas de gestión de candidatos:

  • Personalización

  • Facilidad de uso

  • Soporte gratis, servicio rápido, posibilidad de prueba gratuita

  • Solución de nube, software-as-a-service

  • Seguridad jurídica

Echemos un vistazo más de cerca a estos requisitos:

 

Personalización

Para que pueda simplificar y mejorar sus procesos con un software, este debe poder reproducir el proceso de contratación de principio a fin.

Para ello deberían poder definirse también los procesos individuales, por ejemplo, de los diferentes departamentos especializados.

También debería ser posible incorporar diseños personalizados de anuncios de trabajo para diferentes bolsas de empleo, plantillas de mensajes y equipos de contratación.

Facilidad de uso

Todas las herramientas de gestión de candidatos suministradas deberían ser fáciles de utilizar.

Por lo tanto, un criterio de eliminación es una interfaz fácil de usar.

Solo un software fácil de usar y claro será aceptado rápidamente y utilizado de manera fiable por todas las partes interesadas.

Esto afecta a sus empleados, pero sobre todo a sus potenciales solicitantes.

Si no se puede cargar el currículum a la tercera, su candidato renunciará frustrado.

Servicio y Asistencia

Si está planeando implantar un software, es importante que pueda probarlo a fondo antes de comprarlo.

Solo así se asegurará de que la interfaz de usuario y las funciones integradas simplifican realmente su trabajo diario y el proceso de solicitud.

Por eso es tan sumamente importante contar con una asistencia competente, de rápido acceso y gratuita.

Lo ideal es que se puedan enviar solicitudes de asistencia por teléfono, correo electrónico o sistema de tickets y recibir rápidamente una respuesta inicial.

Para las preguntas más frecuentes y las funciones muy utilizadas, lo ideal sería que hubiera artículos de ayuda y tutoriales.

Cloud-Software

La gestión moderna de candidatos debería basarse en el software de nube.

El software se proporciona en un servidor y se accede a él a través de Internet.

La ventaja: Todos los empleados usan la misma versión del programa y trabajan con el mismo nivel de información. Además, siempre está actualizado.

Lo mejor: Su departamento informático no tiene que realizar ningún tipo de instalación ni de mantenimiento, ya que el fabricante del software se encarga de eso. Esto ahorra dinero, recursos informáticos y tiempo.

RGPD y Ley de igualdad de trato en la gestión de candidatos

Durante el proceso de contratación, su equipo maneja datos personales y confidenciales de los solicitantes.

Por eso es importante que el software garantice la protección de los datos desde el principio, es decir, que sea conforme con el RGPD desde el primer uso.

Esto funciona, por ejemplo, mediante la supresión automática programable de las solicitudes en el período necesario, pero también mediante la consulta de consentimiento para el almacenamiento de los datos ya en la solicitud en línea.

Además, se requiere la conformidad con la Ley general de igualdad de trato de Alemania (AGG, por sus siglas en alemán) en la comunicación con sus solicitantes.

Al elegir un sistema, analice, por tanto, en qué medida los proveedores le ofrecen apoyo en esto.

¿Qué funciones específicas ofrece un sistema de gestión de candidatos para cumplir estos requisitos y optimizar su proceso de contratación?

Resumen de las funciones de los ATS en la gestión de candidatos

1. Acelerar los procesos de contratación

Una función básica del software de gestión de candidatos es la recopilación de su proceso de contratación individual. Idealmente, la solicitud de personal también puede ser aprobada a través del sistema.

El criterio de personalización es importante aquí. El software que elija no debe imponerle un proceso, sino que debe apoyar su proceso.

Al mismo tiempo, debe disponerse de herramientas de comunicación y de coincidencia para facilitar la preselección de los solicitantes.

Su software debería incluir las siguientes funciones:

  • Recopilación de las solicitudes recibidas después de la publicación de los anuncios de empleo, también de las solicitudes por correo electrónico o postal;

  • Coordinación de citas con colegas y candidatos;

  • Herramientas para la preselección rápida de los solicitantes: clasificaciones, establecimiento y comparación a partir de criterios mínimos, y tarjeta de puntuación.

  • Contratación móvil a través de una interfaz web optimizada para móviles y/o una aplicación

  • Asignación de derechos y funciones para los encargados de la contratación.

Publicar anuncios de trabajo en portales de empleo y en la propia página de empleo.

  • Publicar anuncios de trabajo a través de multiposting en varios portales de empleo al mismo tiempo

  • Reservar cuotas de anuncios directamente a través del software

  • Portal de empleo integrado

  • Adaptar las ofertas de empleo y el portal de empleo a la identidad corporativa

  • Crear anuncios de trabajo en varios idiomas

  • Optimización para Google for Jobs

  • Contratación colaborativa (Social Recruiting) a través de una simple funcionalidad para compartir anuncios de trabajo

Una función clave de los sistemas de gestión de candidatos es la publicación de anuncios de trabajo en diversos portales de empleo, lo que se conoce como multiposting.

Lo ideal es que los anuncios gratuitos y de pago se puedan contabilizar y publicar directamente a través de la herramienta.

Muchos sistemas proporcionan, además, una página de empleo que puede integrarse en su propio sitio web.

De esta manera, la apertura, el cierre y el cambio de sus anuncios se realiza directamente.

Por supuesto, el portal de empleo y los anuncios de empleo deben poder adaptarse a su diseño corporativo.

¿Sabía que puede proporcionar su página de empleo en línea sin necesidad de programadores o diseñadores gráficos? Es muy fácil con la página de empleo Pro de softgarden con un práctico sistema modular. De esta forma puede crear en muy poco tiempo una página de empleo receptiva que siempre esté actualizada.

Lo ideal es que el programa proporcione a los anuncios de trabajo publicados el código necesario para que sean indexados directamente por Google y publicados en Google for Jobs.

3. Mejorar la experiencia del candidato

¿Cómo puede mejorar su experiencia del candidato?

  • Solicitud con un solo clic

  • Integración de LinkedIn y Xing

  • Anuncios de trabajo receptivos y optimizados para móvil y formularios

  • Preguntas individuales adaptadas al empleo en el formulario de solicitud

  • Respuestas rápidas a las solicitudes presentadas

  • Opción de comprobar el estado de la solicitud en línea

Una solución de software también debe hacer la vida más fácil a sus candidatos durante todo el viaje del candidato.

Esto comienza ya al rellenar la solicitud en línea.

Es una norma estándar habilitar las solicitudes de un solo clic, por ejemplo, a través de la integración de LinkedIn o Xing.

Los datos curriculares, que sus solicitantes mantienen actualizados en estos canales, pueden depositarse en la solicitud a través de una interfaz directa, en lugar de tener que ser introducidos a mano. Alternativamente, debería poder cargarse y leerse un currículum vitae en formato PDF.

Todos los formularios y anuncios de empleo deberían soportar también un diseño receptivo para que usar un teléfono móvil o una tableta para presentar una solicitud sea algo natural.

Tras enviar la solicitud, los interesados deberían recibir una confirmación inmediata de su recepción. Lo ideal sería que el sistema también permitiera a los solicitantes comprobar por sí mismos el estado de la solicitud.

El resultado: Una mejor experiencia integral del candidato, más solicitantes y más satisfechos, menos cancelaciones de solicitudes y, en última instancia, mejores candidatos para su puesto vacante.

4. Optimizar la contratación, ahorrar costes

¿Cómo puede optimizar su proceso de contratación?

  • Presupuesto detallado

  • Comparar el número de solicitudes por puesto con el número de entrevistas, ofertas y contrataciones

  • Evaluar el tiempo pasado desde el anuncio hasta la contratación a través del flujo de trabajo

  • Evaluar qué canales de selección de personal generan realmente las contrataciones

  • Analizar la cantidad de rechazos inmediatos y las razones del rechazo

Usted sabe cuánto dinero invierte mensualmente en anuncios de trabajo.

Pero ¿puede también rastrear sin problemas el canal por el que llegaron a usted los candidatos a los que ha terminado contratando?

Con un informe detallado, esto es posible.

De igual manera, usted debería poder seguir las razones del rechazo, los rechazos inmediatos y el desempeño general de sus anuncios de trabajo.

Lo ideal sería que su sistema de contratación electrónica le proporcionase visualizaciones claras, muchas opciones de filtrado y ajuste, y el nivel de detalle necesario.

¿A partir de cuándo vale la pena tener un sistema de gestión de candidatos?

En principio, cualquier empresa que contrate personal y desee mejorar su contratación y sus procesos puede utilizar una solución de contratación.

Sin embargo, las empresas con un gran volumen de solicitantes pueden beneficiarse de una solución de software.

Las start-ups, las PYMES e incluso los grandes grupos necesitan un sistema fiable de contratación electrónica para gestionar las solicitudes que reciben diariamente.

De lo contrario, es difícil mantener el control de todas las aceptaciones y los rechazos y dar una respuesta a los solicitantes en un tiempo razonable.

Toda empresa que necesite nuevos empleados debe preguntarse si su actual proceso de solicitud se ajusta a los requisitos modernos.

¿Está encontrando a los empleados adecuados en un marco de tiempo eficiente?

Cuando los encargados de la contratación en empresas están sobrecargados de trabajo, pero se carece de los recursos para aumentar el equipo, el software puede ser una valiosa inversión a largo plazo.

Si su empresa tarda demasiado en responder, si quiere ahorrar costes y mejorar la experiencia del candidato, o si su equipo de contratación no tiene suficiente tiempo para realizar entrevistas en profundidad, la respuesta es evidente:

Un sistema de gestión de candidatos vale la pena.

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