Lunes, ocho de la mañana: el buzón del correo está lleno, los teléfonos suenan y, además, el nuevo empleado, Tom, está en la puerta. «Ah, ¿que tu primer día era hoy?», escuchas por ahí. Por supuesto, no hay ninguna mesa libre para Tom, tampoco están aún los datos de inicio para el ordenador y ¿dónde estaba aquella nota informativa para nuevos compañeros? Puesto que en el departamento nadie sabe bien cuál es realmente el trabajo de Tom, nadie se siente responsable de él. Por ello, el recién llegado se queda solo en la zona para el café. ¿Qué pensará Tom?
Admitimos que este pésimo escenario de primer día de trabajo puede sonar algo exagerado. Pero el hecho es que la mayoría de las empresas se preocupa poco o demasiado tarde sobre cómo la incorporación de los nuevos empleados al trabajo. Por ello, actualmente la incorporación, es decir, «la subida a bordo», de los talentos recién contratados es uno de los requisitos más importantes para conseguir trabajadores productivos y satisfechos. La primera impresión que recibe un nuevo empleado puede ser determinante en la motivación, el compromiso y el grado de iniciativa propia. Según cómo viva el nuevo empleado sus primeros momentos en la empresa, se sentirá en consecuencia bien o mal.
Para facilitar al máximo la incorporación al trabajo al nuevo compañero o a la nueva compañera, las empresas deberían desarrollar una estrategia profesional para la incorporación. Como norma general, las empresas deberían acompañar a sus nuevos empleados los primeros cien días: comenzar con un ritual de bienvenida adecuado para el primer día, pasar por una fase de adaptación y orientación durante las dos primeras semanas y tomar medidas a medio y largo plazo durante el periodo siguiente para permitir al nuevo compañero conocer las estructuras, los instrumentos y la cultura de la empresa.
El primer día de trabajo: ¡Bienvenido/a a bordo!
¿Cómo podría haber ido mejor el primer día de trabajo de Tom? En primer lugar, asegúrate de que las cosas estén claras e informa a tiempo a todas las partes afectadas. Dile al personal de recepción que va a llegar un nuevo empleado y que debe ser recibido. Asegúrate de que un superior –en caso necesario, tú mismo/a– lo acompañe personalmente a su puesto de trabajo u oficina, donde, por supuesto, habrá un ordenador programado y una carpeta con la información más importante, y quizá también una tarjeta de bienvenida o un ramo de flores. Estas atenciones marcan una pequeña, pero selecta, diferencia.
Da una vuelta con el nuevo colega por el departamento o la empresa. También puedes aprovechar esta oportunidad para presentar al recién llegado a los demás compañeros en persona. Dependiendo del tamaño de tu empresa, también sería conveniente un tablón del equipo. En los primeros días, los nuevos empleados se enfrentan a tanta información que un tablón con nombres, fotos y funciones –ya sea en forma de tablón de anuncios o en la intranet– puede ser una importante ayuda para la orientación.
La primera semana: ¡Hay que remar juntos!
Para el período posterior, los programas introductorios son útiles para familiarizar al nuevo compañero o compañera con los procedimientos de la empresa y con su trabajo. De esto puede encargarse un supervisor o un compañero del propio equipo. Puede retomar los puntos ya planteados durante la entrevista, como las estructuras de la empresa, los objetivos estratégicos y su filosofía y cultura corporativa. Asegúrate además de que el nuevo empleado sepa a quién dirigirse si tiene alguna pregunta. De esta manera, le harás sentir que está bien atendido y que es bienvenido como nuevo miembro del equipo.
En cuanto al trabajo real, no tengas entre algodones ni protejas a tu nuevo empleado innecesariamente. Al contrario: sobre todo durante los primeros días de trabajo, la experiencia ha demostrado que los nuevos empleados comienzan con una buena cantidad de energía y compromiso. Puedes aprovechar este estrés positivo para confiar tareas al nuevo empleado desde el principio. De esta manera, el nuevo empleado tendrá la sensación de que se le necesita como miembro de pleno derecho del equipo a la vez que podrá acostumbrarse a los procesos y requisitos.
La segunda semana y después: ¿Hacia dónde nos dirigimos?
Un último aspecto del proceso de incorporación al que a menudo se le da muy poca importancia es el intercambio de experiencias previas, así como las propias expectativas y deseos. Solo si ambas partes son honestas acerca de lo que esperan se puede establecer una colaboración exitosa. Si esto no sucede, llegará el descontento, lo que tarde o temprano provocará la terminación de la relación laboral. En retrospectiva, a menudo surge la pregunta de cuál fue el problema, a pesar de que todo parecía tan positivo al principio. En realidad, suele tener menos que ver con la gente que con la mala comunicación.
Después de la fase inicial de adaptación, los empleados y los supervisores deben sentarse juntos periódicamente para discutir cómo van las cosas. ¿Qué tal se siente el nuevo empleado con su trabajo y con sus colegas? ¿Han valido la pena los programas introductorios y de formación? ¿Hay alguna cuestión pediente o alguna necesidad de mejora? Todo esto debe debatirse en una conversación confidencial. Esta, al mismo tiempo, es una buena oportunidad para obtener comentarios sinceros sobre la eficacia de las medidas de incorporación.
Foto: Flickr/Mike Poresky
