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Nachfolgeplanung

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1. Was ist Nachfolgeplanung?

Die Nachfolgeplanung ist ein Unterbereich der Personalentwicklung (s. a. Glossarbeitrag Personalentwicklung). Konkret geht es darum sicherzustellen, dass wichtige Schlu╠łsselfunktionen im Unternehmen rechtzeitig und anforderungsgerecht besetzt werden ko╠łnnen, wenn wichtige Fachkra╠łfte das Unternehmen verlassen. Ziel ist es also, dass die richtigen Fachkr├Ąfte zur gew├╝nschten Zeit in den ben├Âtigten Positionen einsetzbar sind. Dabei geht es vor allem um zwei Fragen:

  • Welche Stellen werden wann vakant?
  • Mit welchen Qualifikationen sollen diese besetzt werden?

Eng verbunden damit sind die Bereiche des Talent Managements und der Laufbahnplanung. Engagierten MitarbeiterInnen sollten Unternehmen bereits fr├╝hzeitig berufliche Perspektiven im Unternehmen aufzeigen und bei der beruflichen Weiterentwicklung unterst├╝tzen. Da vor allem bei kleineren und mittleren Unternehmen die F├╝hrungspositionen begrenzt sind, sollte die Laufbahnplanung neben den klassischen F├╝hrungslaufbahnen auch Fach- und/oder Projektlaufbahnen umfassen.

2. Warum ist Nachfolgeplanung wichtig?

In naher Zukunft geht in Deutschland die sogenannte Generation Babyboomer, also die geburtenstarken Jahrg├Ąnge, in den Ruhestand. Bis zum Jahr 2025 werden etwa 6,5 Millionen Fachkr├Ąfte ihren Arbeitsplatz verlassen. Zeitgleich werden immer weniger Kinder in Deutschland geboren. Man muss kein Rechengenie sein, um zu erkennen: Qualifizierter Nachwuchs wird alleine aus demografischen Gr├╝nden knapper werden.

Angesichts der angespannten Arbeitsmarktsituation im War for Talents k├Ânnen viele Unternehmen nicht mehr darauf vertrauen, sofort ad├Ąquate BewerberInnen, insbesondere Fachkr├Ąfte, f├╝r vakante Positionen zu finden. Daher ist die rechtzeitige Nachfolgeplanung eine wichtige Grundlage, um im Falle des Ausscheidens von MitarbeiterInnen in Schl├╝sselpositionen die vakanten Stellen m├Âglichst schnell wieder besetzen und so die unternehmerischen Kernkompetenzen sicherzustellen.

3. Was sollten Sie sicherstellen?

Das Bundesministerium f├╝r Wirtschaft und Technologie nennt in seiner Brosch├╝re zur Laufbahn- und Nachfolgeplanung drei wichtige Voraussetzungen f├╝r eine erfolgreiche Nachfolgeplanung:

  • Regelma╠ł├čige Personalanalysen, etwa Altersstrukturanalysen und Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit, um auf drohende Vakanzen in Schlu╠łsselfunktionen besser vorbereitet zu sein.
  • Sensibilita╠łt fu╠łr die besonderen Herausforderungen einer systematischen Nachfolgeplanung, einerseits mit Blick auf Schlu╠łsselmitarbeiterInnen, andererseits hinsichtlich potentiellen NachfolgerInnen
  • Kommunikation mit MitarbeiterInnen, insbesondere bei geplanten Ma├čnahmen und den damit verfolgten Ziele zum Nachfolgemanagement. F├╝hrungskr├Ąfte sollten bei der Umsetzung der Ma├čnahmen ausreichend unterst├╝tzt werden. ÔÇĘÔÇĘDar├╝ber hinaus gilt es, regelm├Ą├čig Informationen zum Potential und Interesse der einzelnen MitarbeiterInnen an beruflicher Weiterentwicklung zu gewinnen, zum Beispiel im Rahmen von Mitarbeitergespra╠łchen. ÔÇĘÔÇĘWichtig: U╠łber eine systematisch angelegte Nachfolgeplanung ÔÇô als Teilbereich der Personalplanung ÔÇô sollte auch der Betriebsrat rechtzeitig und umfassend unterrichtet werden (siehe ┬ž 92 BetrVG).

4.┬áWie k├Ânnen Sie zur Nachfolgeplanung vorgehen?

In der Praxis hat sich ein schrittweises Vorgehen bei der Nachfolgeplanung bew├Ąhrt. Hierbei kann es sinnvoll sein, eine Projektgruppe mit VertreterInnen aller wichtigen Interessensgruppen im Unternehmen zu bilden, was auch das Wirtschaftsministerium empfiehlt.

Schritt 1: Nachfolgeprinzipien festlegen

Wie gehen wir prinzipiell beim Nachfolgemanagement vor? Hat internes Recruiting Vorrang vor externer Kandidatensuche, oder ist dies von bestimmten Voraussetzungen abha╠łngig? Gehen wir ausschlie├člich nach dem Leistungsprinzip vor oder auch nach dem Seniorita╠łtsprinzips (Anrecht verdienter a╠łlterer Bescha╠łftigter auf Nachfolgepositionen)?

Schritt 2: Schl├╝sselpositionen/-funktionen bestimmen

Im Fokus der Nachfolgeplanung stehen vor allen Schl├╝sselpositionen, also zentrale Stellen, deren Funktionstr├Ąger ├╝ber ein bestimmtes Know-How, Erfahrung oder Kapazit├Ąt verf├╝gen. Das m├╝ssen nicht immer F├╝hrungsfunktionen sein, sondern k├Ânnen auch andere Expertenfunktionen sein, deren Verlust einen kritischen Engpass f├╝r das Unternehmen mitbringen k├Ânnte. Es gilt also zu bestimmen:

  • Welches sind die zentralen Ta╠łtigkeiten im Unternehmen?
  • Was braucht man dafu╠łr fu╠łr Fa╠łhigkeiten/Qualifikationen?
  • Wer ├╝bernimmt diese Funktion im Unternehmen?

Bei der Bestimmung der Schl├╝sselpositionen/-funktionen im Unternehmen ist es ratsam, auch Kriterien wie die Gro╠ł├če von Verantwortungsbereichen, die Relevanz im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung und die Erfolgschancen von Recruiting auf dem Arbeitsmarkt zu beru╠łcksichtigen.

Schritt 3: Anforderungsprofil f├╝r Schl├╝sselpositionen bestimmen

Im na╠łchsten Schritt geht es darum, fu╠łr die identifizierten Schlu╠łsselpositionen ein Anforderungsprofil ÔÇô ├Ąhnlich wie f├╝r eine Stellenausschreibung ÔÇô zu entwickeln. Hierbei sollten auch mittel- bis langfristige Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt, im Wettbewerbsumfeld oder im Bereich Technologie ber├╝cksichtigt werden. F├╝r den Entwurf eines Anforderungsprofils kann es helfen, den aktuellen Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin einzubeziehen, um potentielle NachfolgerInnen bestm├Âglich auf die betroffene Stelle vorzubereiten.

Schritt 4: Nachfolger suchen und ermitteln

Nun liegen Kriterien vor, um geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu finden. Grundlage fu╠łr die interne Auswahl ko╠łnnen etwa Mitarbeitergespra╠łche, Potenzialanalysen oder ein Talent Pool sein. Mit der richtigen Personalmanagementsoftware sind vakante Stellen auf einen Blick sichtbar mit wenigen Klicks lassen sich alle Potenzialtr├Ąger, inklusive der wichtigsten Kennzahlen, gegen├╝berstellen und vergleichen. L├Ąsst sich intern kein potentieller Nachfolger ausmachen oder sieht es die Nachfolgestrategie so vor, geht es sodann ans externe Recruiting.

Wichtig: Fu╠łhrungskra╠łfte sollten fru╠łhzeitig u╠łber die Suche informiert und eingebunden werden. Auch der scheidende Mitarbeiter/Mitarbeiterin k├Ânnen bei der Suche und Auswahl unterst├╝tzen.

Schritt 5: Weiterbildungs- und Qualifikationsma├čnahmen ableiten

Oft sind zwar im Unternehmen geeignete Nachfolgerinnen und Nachfolger, dennoch bringen sie meist nicht alle erforderlichen Qualifikationen f├╝r die betreffende neue Position mit. Soll-Ist-Vergleiche in einer Anforderungsmatrix k├Ânnen hier Schwachstellen aufdecken. Das k├Ânnen etwa mangelhafte Sprachkenntnisse sein, fehlende Technologiekenntnis oder soziale Kompetenzen. Hier gilt es rechtzeitig mithilfe von Weiterbildungsma├čnahmen wie Seminaren, Schulungen oder Workshops Abhilfe zu schaffen.

Schritt 6: Nachfolger vorbereiten und einarbeiten

Im Idealfall beginnt die Einarbeitung von Nachfolgern schrittweise bereits im Vorfeld. Das hei├čt, bevor ein Kandidat seine neue T├Ątigkeit ├╝bernimmt, wird er bereits bei Kernaufgaben, Problemstellungen und Entscheidungen miteinbezogen. Ein entsprechender Einf├╝hrungsplan mit Terminen, Zusta╠łndigkeiten und Zielen kann hier helfen, um eine umfassende und sorf├Ąltige Einarbeitung sicherzustellen. In dieser Phase ist der Einbezug des gegenw├Ąrtigen Stelleninhabers ├Ąu├čerst ratsam.