E-Recruiting-Systeme bieten einen Überblick über den gesamten Bewerbungsprozess. In der Praxis ist es häufig so, dass sämtliche Dateien, die eigentlich in eine Bewerberakte gehören, nicht an einem zentralen Ort gespeichert sind. Die Korrespondenz ist meist im E-Mail Postfach, die Bewerber-Daten wahrscheinlich in einem anderen Ordner gespeichert. Noch schwieriger wird es, wenn die Anforderung besteht, dass alle Daten an einer zentralen Stelle abzulegen sind, so dass ortsunabhängig auf die Daten zugegriffen werden kann.
Gleichzeitig sollen auch noch alle Prozesse die während der Bewerbungsphase durchlaufen werden übersichtlich dokumentiert und nachvollziehbar gestaltet werden. Mit modernen Bewerbermanagementsystemen können diese Herausforderungen im Bewerbungsprozess gemeistert werden und die Daten strukturiert und zentral abgelegt werden. Der Recruiter kann auf einen Blick erkennen, welches der nächste Schritt im Bewerbungsprozess der einzelnen Kandidaten ist. Dies ermöglicht ihm viele Bewerbungen gleichzeitig zu bearbeiten. Die Leistungsfähigkeit moderner E-Recruiting-Systeme ist zugleich dessen Vorteil und sollten die folgenden Funktionalitäten abbilden können:
● Zentrale Datenablage: in modernen E-Recruiting-Systemen gewährleistet die zentrale Datenablage, dass alle Daten zu jeder Zeit und ortsunabhängig abgerufen werden können.
● Zentrale Korrespondenz: Der Recruiter kann aus der E-Recruiting Software heraus in seinem Namen E-Mails verschicken. Diese werden automatisch dem Kandidaten zugeordnet. Die Korrespondenz innerhalb des Bewerbungsprozesses, sowohl die interne als auch die externe, ist somit einfach nachvollziehbar.
● Viele Bewerbungen einfach managen: Eine große Anzahl an Bewerbungen kann einfach abgewickelt werden ohne den Überblick zu verlieren, da für jeden Kandidaten die Schritte einzeln erfasst werden, die zuvor im Workflow definiert wurden.
● Workflow im Bewerbungsprozess: Der im Voraus definierte Workflow im Bewerbungsprozess ermöglicht es auf Basis der bisherigen Aktionen die nächsten Schritte abzuleiten und zu überwachen.
Mit modernen E-Recruiting Lösungen können diese Funktionen einfach abgebildet werden. Somit wird die Korrespondenz transparenter, besser nachvollziehbar und ermöglicht es viele Bewerbungen gleichzeitig zu überwachen. Durch die zentrale Dokumentation und den zuvor festgelegten Workflow werden daraus die nächsten Schritte direkt abgeleitet, welches im Endeffekt zu einer großen Zeit- und Stressersparnis führt. So haben wiederum alle gewonnen 😉
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