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Personaleinsatzplanung effektiver gestalten

Personaleinsatzplanung effektiver gestalten

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Leerlaufzeiten und Überlastung sind wie Pest und Cholera fĂŒr Unternehmen. Das eine ist so schlecht wie das andere. Im schlimmsten Fall tritt sogar beides gleichzeitig auf. WĂ€hrend manche Kollegen gar nicht wissen, wohin mit all der Arbeit, drehen die anderen in der Abteilung nebenan DĂ€umchen. Was ist da falsch gelaufen?

In den meisten FÀllen ist die Antwort einfach: Die Personaleinsatzplanung stimmt nicht. Hier werden gerne Kosten eingespart. Doch wer auf eine professionelle Personaleinsatzplanung verzichtet, wird rasch merken, dass hier am falschen Ende gespart wurde. Unternehmen verlieren dadurch nicht nur an ProduktivitÀt, sondern unter UmstÀnden auch Geld und Kunden.

Damit es gar nicht so weit kommt, gilt es, von Anfang an den Einsatz der Mitarbeiter zu planen und zu strukturieren.

Erfolgsrezept flexible Personaleinsatzplanung

Der etwas sperrige Begriff Personaleinsatzplanung impliziert – wie der Name bereits sagt – die Planung des Personaleinsatzes. Allerdings steckt darin mehr als nur eine einfache Personaldisposition: Es geht neben der quantitativen EinschĂ€tzung (Wie viele Mitarbeiter brauche ich?) auch um die qualitative EinschĂ€tzung der Mitarbeiter (Welche Mitarbeiter brauche ich in welcher Position?).

Unter BerĂŒcksichtigung der wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens im Bezug auf Bedarf und Kosten werden ArbeitskrĂ€fte entsprechend ihrer Eignung so verteilt, dass es weder zu einer Überdeckung noch zu einer Unterdeckung kommt. Der Zweck einer Personaleinsatzplanung ist also das ideale Gleichgewicht zwischen Auftragsvolumen und geplanter Arbeitszeit. FĂŒr die optimale Verteilung der ArbeitskrĂ€fte sind allerdings neben Bedarf und VerfĂŒgbarkeit noch weitere wichtige Aspekte zu beachten um einer flexiblen und effektiven Personaleinsatzplanung gerecht zu werden.

Mit diesen vier Tipps etablieren bzw. optimieren Sie die Personaleinsatzplanung als Teil des Personalmanagements in Ihrem Unternehmen:

1. Vor jeder Personaleinsatzplaung steht die Bedarfsanalyse

ZunĂ€chst sollte anhand des berechneten Arbeitsanfalls – unter BerĂŒcksichtigung aller Auftragslagen und Auslastungsschwankungen – der tatsĂ€chliche Bedarf an Mitarbeitern ermittelt werden. Nicht nur die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden ist fĂŒr eine aussagekrĂ€ftige Bedarfsanalyse wichtig, sondern auch die Art und Qualifikation der benötigten ArbeitskrĂ€fte. Die Erstellung von Anforderungsprofilen fĂŒr die anfallenden Aufgaben hilft eine Übersicht ĂŒber geforderte Qualifikationen zu erhalten und Mitarbeiter spĂ€ter effektiver zu ordnen zu können oder auch neue Mitarbeiter gezielt auszuwĂ€hlen.

2. Die Bestandsanalyse als Ausgangspunkt

Die vorhandenen Mitarbeiter bilden die Grundlage fĂŒr die LeistungsfĂ€higkeit eines Unternehmens. Um Defizite und einen eventuellen Bedarf an neuen Mitarbeitern aufzudecken, muss der Bestand zunĂ€chst analysiert werden. AusfĂŒhrliche Profile der Mitarbeiter mit Informationen ĂŒber alle Qualifizierungen und FĂ€higkeiten bieten einen Überblick ĂŒber die verfĂŒgbaren Human Ressources.

Vergleichen Sie die Anforderungsprofile und mit den Mitarbeiterprofilen – so lĂ€sst sich relativ leicht herausfinden, ob die passenden Kandidaten womöglich bereits in ihren eigenen Reihen schlummern. Achten Sie bei der Bestandsanalyse darauf, auch die  Arbeitszeitmodelle zu berĂŒcksichtigen, unter denen die Mitarbeit möglich ist. Die Zeit, die ein Mitarbeiter ins Unternehmen einbringt, ist ein wesentlicher Bestandteil in der Beurteilung seiner LeistungsfĂ€higkeit fĂŒr das Unternehmen.

3. Struktur und Information in der Personaleinsatzplanung

Auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind grundlegende Strukturen bei der Personalplanung zwingend erforderlich, etwa Regeln zu Arbeitszeiten und Urlaubszeiten. Damit werden Unterdeckungen vermieden. Ferienzeiten sind beliebte Urlaubszeiten, doch gerade fĂŒr kleinere Unternehmen ist unmöglich, die gesamte Belegschaft in den Urlaub gehen zu lassen.

Angepasst an die BedĂŒrfnisse der Mitarbeiter sollten UrlaubsantrĂ€ge möglichst zeitversetzt bewilligt werden und mit Regelungen zu bestimmten Spitzenurlaubszeiten wie den Schulferien kann eine Unterdeckung vermieden werden. Durch eine gesunde und offene Informationspolitik nehmen Mitarbeiter Regeln eher an und respektieren Ihre Entscheidungen.

4.  FlexibilitĂ€t – das A und O der Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung kann kurzfristige Maßnahmen betreffen, etwa die Erstellung eines Schichtplans. Dies ist relativ leicht, da die Rahmenbedingungen bekannt sind. Schwieriger ist es bei mittel- bis langfristigen Planungen, wo externe Faktoren berĂŒcksichtigt werden mĂŒssen. Die langfristige, ganzheitliche Gestaltung des Personaleinsatzes ist daher eine besondere Herausforderungen fĂŒr Unternehmen.

Die meisten Unternehmen unterliegen Schwankungen, sei es saisonal oder marktbedingt. Dadurch verĂ€ndert sich auch der Personalbedarf. Um diese Schwankungen auszugleichen, ist FlexibilitĂ€t elementarer Bestandteil der Personaleinsatzplanung. Nach Analyse der Daten zu Bedarf und Bestand des Unternehmens mĂŒssen daher diese beiden  synchronisiert werden. So können sie auf Marktschwankungen, Auftragsspitzen oder Flauten rechtzeitig reagieren – und EngpĂ€ssen oder Überbesetzungen vermeiden.

Foto: Flickr/liz west

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