Onboarding: So bereiten Sie neuen Mitarbeitern einen perfekten Start

Montagfrüh, acht Uhr: Das Postfach ist voll, die Telefone klingeln, und dann steht auch noch der neue Mitarbeiter Tom in der Tür. „Ach, dein erster Arbeitstag war heute?“, kriegt er da zu hören. Natürlich ist gerade kein Schreibtisch frei für Tom, einen Computerlogin gibt es auch noch nicht, und wo war noch mal der Infozettel für neue Kollegen? Da niemand in der Abteilung genau weiß, was Toms Job eigentlich ist, fühlt sich auch niemand so recht für ihn verantwortlich. Der Neuling bleibt daher zunächst einmal alleine in der Kaffeeküche zurück. Was wird sich Tom wohl denken?

Zugegeben, dieses Worst-Case-Szenario eines ersten Arbeitstags mag etwas übertrieben klingen. Aber Fakt ist: Die meisten Unternehmen machen sich zu wenig oder zu spät Gedanken, wie sie den Arbeitseinstieg für neue Mitarbeiter gestalten. Dabei ist gerade das Onboarding, also das „an Bord nehmen“ von frisch rekrutierten Talenten eine der wichtigsten Voraussetzungen für produktive und zufriedene Mitarbeiter. Der erste Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter bekommt, kann bereits über die Motivation, das Engagement und den Grad der Eigeninitiative entscheiden. Je nachdem wie der neue Mitarbeiter seine erste Zeit im Unternehmen erlebt, wird er sich dementsprechend wohl oder unwohl fühlen.

Um dem neuen Kollegen oder der Kollegin den Arbeitseinstieg so leicht wie möglich zu machen, sollten Unternehmen eine professionelle Strategie fürs Onboarding entwickeln. Als Faustregel gilt, dass Unternehmen ihre Neulinge die ersten Hundert Tage begleiten sollten: Angefangen von einem entsprechenden Willkommensritual am ersten Tag über eine Einarbeitungs- und Orientierungsphase in den ersten beiden Wochen bis hin mittel- und langfristigen Maßnahmen in der darauffolgenden Zeit, um den neuen Kollegen in die Strukturen, Instrumente und Kultur des Unternehmens einführen.

Der erste Arbeitstag: Willkommen an Bord!

Wie hätte Toms erster Arbeitstag besser laufen können? Nun, sorgen Sie zunächst einmal für klare Verhältnisse und informieren Sie rechtzeitig alle Beteiligten. Teilen Sie dem Empfang mit, dass ein neuer Mitarbeiter kommt und dieser begrüßt werden soll. Sorgen Sie dafür, dass ein Vorgesetzter – gegebenenfalls Sie selbst – ihn persönlich zu seinem Arbeitsplatz oder Büro begleitet, wo selbstverständlich ein voreingerichteter Rechner bereitsteht und eine Mappe mit den wichtigsten Infos ausliegt, vielleicht auch eine Willkommenskarte oder ein Blumenstrauß. Solche Aufmerksamkeiten machen den kleinen, aber feinen Unterschied.

Machen Sie mit dem neuen Kollegen einen Rundgang durch die Abteilung oder Firma. Bei dieser Gelegenheit können Sie den Neuzugang auch gleich den anderen Kollegen persönlich vorstellen. Je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist, wäre auch ein Teamboard sinnvoll. In den ersten Tagen werden neue Mitarbeiter mit so vielen Informationen konfrontiert, dass ein Board mit Namen, Fotos und Funktionen – sei es als Aushang am schwarzen Brett oder im Intranet – eine wichtige Orientierungshilfe sein kann.

Die erste Woche: Gemeinsam Segel setzen!

Für die Zeit danach sind Einführungsprogramme sinnvoll, die den neuen Kollegen mit den Unternehmensabläufen und seiner Tätigkeit vertraut machen. Dies kann ein Vorgesetzter übernehmen, aber auch ein Kollege aus dem eigenen Team. Dabei lässt sich an Punkte anknüpfen, die bereits während des Bewerbungsgesprächs zur Sprache gekommen sind, etwa Strukturen Ihrer Firma, die strategischen Ziele sowie Ihre Unternehmensphilosophie und -kultur. Sorgen Sie außerdem dafür, dass der neue Mitarbeiter weiß, an wen er sich wenden kann, wenn er Fragen hat. So geben Sie ihm das Gefühl, gut aufgehoben zu sein und als neues Teammitglied willkommen zu sein.

Was die eigentliche Arbeit betrifft, sollten Sie ihren Neuling nicht unnötig in Watte einhüllen und schonen. Im Gegenteil: Gerade in den ersten Arbeitstagen starten neue Mitarbeiter erfahrungsgemäß mit einer ordentlichen Portion an Energie und Engagement. Diesen positiven Stress können Sie ruhig dafür nutzen, den neuen Mitarbeiter von Anfang an mit Aufgaben zu betrauen. So bekommt er ein Gefühl davon, als vollwertiges Mitglied im Team gebraucht zu werden und kann sich gleichzeitig an die Abläufe und Anforderungen gewöhnen.

Die zweite Woche und danach: Wohin geht die Reise?

Ein letzter Aspekt des Onboarding-Prozesses, dem häufig zu wenig Bedeutung zugemessen wird, ist ein Austausch der bisherigen Erfahrungen sowie der eigenen Erwartungen und Wünsche. Nur wenn beide Seiten ehrlich aussprechen, was sie erwarten, lässt sich eine erfolgreiche Zusammenarbeit aufbauen. Geschieht dies nicht, sind Unzufriedenheiten vorprogrammiert, die über kurz oder lang wieder zu einer Kündigung führen. Im Nachhinein stellt sich dann oft die Frage, woran es eigentlich gehapert hat, sah doch zu Beginn alles so positiv aus. Tatsächlich liegt es meist weniger an den Personen als an mangelhafter Kommunikation.

Nach der ersten Eingewöhnungsphase sollten sich Mitarbeiter und Vorgesetzte daher in regelmäßigen Abständen zusammensetzen und besprechen, wie die Dinge laufen. Wie kommt der neue Mitarbeiter mit seiner Tätigkeit und mit seinen Kollegen zurecht? Haben sich die Einführungs- und Fortbildungsprogramme aus eigenem Empfinden gelohnt? Gibt es noch offene Fragen oder Verbesserungsbedarf? All dies sollte in einem vertraulichen Gespräch besprochen werden. Gleichzeitig ist dies übrigens auch eine gute Gelegenheit, ein ehrliches Feedback zur Effektivität der Onboarding-Maßnahmen zu erhalten.

Foto: Flickr/Mike Poresky