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Bewerbungsabsagen: Die schlimmsten Beispiele aus der Praxis

Bewerbungsabsagen: Die schlimmsten Beispiele aus der Praxis

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Jede Bewerbungsabsage bringt ein Unternehmen in eine prekĂ€re Situation: Einerseits möchte man dem Bewerber höflich und freundlich verdeutlichen, dass und warum er/sie fĂŒr die ausgeschriebene Position nicht in Betracht gezogen wird, andererseits den Bewerber aber nicht als potenziellen Kunden verlieren oder gar noch zum Negativ-Multiplikator machen.

Immer wieder hört man von abgelehnten Bewerbern, die auf Basis der AbsagegrĂŒnde Klagen anstrengen, bestĂ€rkt durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). NatĂŒrlich handelt es sich dabei nicht um den Regelfall, sondern um Ausnahmen – dennoch ist die berechtigte Angst vor den Konsequenzen ehrlichen Feedbacks Grund genug fĂŒr viele Recruiter, ihre Absageschreiben so allgemein und ungenau wie möglich zu halten. Dies manifestiert sich in knappen Formulierungen nach Schema F, die wenig mehr als die pure Information, dass die Bewerbung abgelehnt wurde, enthalten.

Das AGG verunsichert auch Unternehmen, die nicht diskriminieren

Dass Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) dient dazu, Diskriminierungen am Arbeitsplatz zu verhindern und strafbar zu machen. Dies umfasst Benachteiligungen aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller IdentitĂ€t. Gehen wir einmal davon aus, dass die Mehrheit der Unternehmen AGG-konform rekrutiert – dennoch stellen unprĂ€zise Formulierungen in Bewerbungsabsagen ein Risiko dar und können vor Gericht zur Zahlung von EntschĂ€digungen fĂŒhren. Um dies zu verhindern, greifen viele Recruiter bei der Formulierung von Bewerbungsabsagen auf unpersönliche und unkonkrete Formulierungen zurĂŒck. Dabei folgen sie zumeist diesem GrundgerĂŒst:

1) Dank fĂŒr die Bewerbung bzw. das Interesse am Unternehmen ausdrĂŒcken
2) Absage formulieren (zumeist mit Verweis auf Anzahl der Bewerber oder auf andere Bewerber mit Qualifikationen, die besser auf das gesuchte Profil passen)
3) Gute WĂŒnsche fĂŒr die berufliche Zukunft des Bewerbers

Bewerbungsabsagen wirken sich auf Employer Brand aus

Neben eventuellen Klagen auf Basis des AGG existiert noch eine zweite, ungleich wahrscheinlichere, Gefahr: Bewerber, die im Recruiting-Prozess negative Erfahrungen machen, berichten darĂŒber bei Freunden und Bekannten.

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Quelle: Studie “Bewerbungsverfahren und Markenwahrnehmung” | softgarden

Daraus ergibt sich fĂŒr Unternehmen ein Dilemma: AGG-konforme Absagen sind rechtlich unbedenklich, enthalten aber in 90 % der FĂ€lle keine fĂŒr den abgelehnten Bewerber relevanten Informationen. Wird allerdings kein ehrliches und kritisches Feedback gegeben, so leidet eventuell das Employer Branding des Arbeitgebers, denn Kandidaten bewerten unpersönliche Absagen sehr negativ.
AGG oder Employer Brand, das ist hier die Frage. Aber muss das so sein?

Bewerbungsabsagen vermitteln wenig WertschÀtzung

Dass Bewerber aus unpersönlichem und generischem Feedback keinen Nutzen fĂŒr zukĂŒnftige Bewerbungen ziehen, ist verstĂ€ndlich. Auch spricht aus einem unpersönlichen Absageschreiben wenig WertschĂ€tzung, selbst wenn dies vom Recruiter keinesfalls so vorgesehen ist.

Bewerber investieren viel Zeit, manchmal mehrere Stunden, in die Formulierung ihrer Bewerbungsunterlagen. Diese MĂŒhe mit einer simplen und förmlichen Bewerbungsabsage zu quittieren, stĂ¶ĂŸt abgelehnten Bewerbern negativ auf. Dabei ist das Ziel ja gerade, einen positiven Eindruck zu hinterlassen – die meisten Absageschreiben unterstĂŒtzen nicht gerade beim Erreichen dieses Ziels. Hier die schlimmsten Beispiele fĂŒr verfehlte Formulierungen in Bewerbungsabsagen.

Die 5 grĂ¶ĂŸten Fehler bei der Bewerbungsabsage

1) „Bitte betrachten Sie diese Entscheidung nicht als Wertung Ihrer fachlichen Qualifikation.“
Die fachliche Qualifikation ist das einzige absolut unverfĂ€ngliche Kriterium bei der Personalauswahl. Darum sollte der Bewerber sogar ganz unbedingt die Entscheidung so verstehen, dass seine fachliche Qualifikation fĂŒr die Position nicht passend war. Dieser Satz, auch wenn er dazu gedacht ist, die Aussage abzumildern, kann fĂŒr Unternehmen ernste Konsequenzen haben – denn jetzt erst stellt sich der Bewerber die Frage: „Woran lag es denn dann? Mein Geschlecht? Meine Haarfarbe? Meine zwei schulpflichtigen Kinder?“

2) „Wir senden Ihnen Ihre Bewerbungsunterlagen zu unserer Entlastung zurĂŒck.“
Immerhin noch besser als vom Bewerber einen frankierten RĂŒckumschlag anzufordern oder, tatsĂ€chlich passiert, die Bewerbungsmappe unangekĂŒndigt als unfrankiertes Einschreiben zurĂŒckzusenden. Dennoch: Bitte argumentieren Sie nicht mit Ihrer Entlastung, wenn Sie die Bewerbungsunterlagen zurĂŒcksenden – dafĂŒr hat der Bewerber in diesem Moment kein VerstĂ€ndnis.

3) „Wir werden Ihre Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Frist der Vernichtung zufĂŒhren.“
Braucht man eigentlich nicht zu erklĂ€ren, oder? NatĂŒrlich mĂŒssen die Bewerberdaten vernichtet/gelöscht werden, aber diese Information ist 1. fĂŒr den Bewerber nicht relevant und 2. so martialisch formuliert, dass die eigentlich rĂŒcksichtsvoll gemeinte Nachricht komplett ĂŒberlagert wird.

4) „Wir waren von Ihrer Qualifikation sehr beeindruckt. Leider konnten wir Sie nicht weiter berĂŒcksichtigen.“
Wer von den Qualifikationen des Bewerbers so beeindruckt ist, lĂ€dt diesen auch zum BewerbungsgesprĂ€ch ein, falls nicht triftige GrĂŒnde dagegensprechen. Verzichten Sie in Ihren Bewerbungsabsagen lieber auf so mehrdeutige Signale, dies fĂŒhrt in aller Regel nicht dazu, dass Bewerber die Absage als angenehmer empfinden.

5) Gar nicht oder zu langsam melden
Ja, Recruiting-Prozesse dauern manchmal lĂ€nger als geplant und es ist nicht so einfach, jedem Bewerber zeitnah Feedback zur Bewerbung zu senden. Allerdings wird mit jeder Woche, die Bewerber warten mĂŒssen oder hingehalten werden, der negative Eindruck stĂ€rker. Daher sollten Personalverantwortliche stets danach streben, schnelles und konkretes Feedback zu geben.

Die richtige Bewerbungsabsage macht Kandidaten zu Fans

Und wie macht man es besser? ZunĂ€chst mal formulieren Sie die Bewerbungsabsage individuell und mit dem Ziel, dass der Bewerber daraus einen Mehrwert ziehen kann. Keine Angst davor, abgelehnte Kandidaten zu verprellen! Absagen sind erstmal immer unschön, daran Ă€ndert eine vorsichtige und ĂŒbermĂ€ĂŸig freundliche Formulierung auch nichts. Außerdem erhalten Sie Extrapunkte, wenn Sie die folgenden VorschlĂ€ge umsetzen:

Persönlichen Ansprechpartner stellen: Das gilt eigentlich fĂŒr den gesamten Bewerbungsprozess, d. h. schon fĂŒr die Stellenausschreibung und die EingangsbestĂ€tigung. AllerspĂ€testens bei der Bewerbungsabsage macht der persönliche Kontakt einen riesigen Unterschied in der Wahrnehmung – wer möchte schon vom Roboter die Mitteilung erhalten, dass man leider nicht im Bewerbungsprozess weiterkommt?

Ehrliches (und kritisches) Feedback anbieten: Unternehmen, die diesen Extraschritt gehen, stÀrken besonders ihre Employer Brand. Das Angebot, im Telefonat ein detaillierteres Feedback zu geben, kommt bei abgelehnten Bewerbern sehr gut an, ist jedoch mit hohem Zusatzaufwand verbunden, gerade, wenn ein Unternehmen viele Bewerbungen erhÀlt.

Um dies leisten zu können, sollten die Bewerbungsverwaltung zentralisiert und zu jedem Bewerber im Vorfeld ein Feedback mit den konkreten AbsagegrĂŒnden vermerkt werden. Die Bewerbungsabsage muss die Kontaktdaten des zustĂ€ndigen HR-Mitarbeiters enthalten, diese Ansprechperson wiederum sollte unbedingt im AGG geschult sein, um als Diskriminierung auslegbare Aussagen zu vermeiden.

Kontakt halten: Hat der Bewerber grundsĂ€tzlich ĂŒberzeugt, aber es hat nicht ganz fĂŒr die weitere BerĂŒcksichtigung gereicht, so teilen Sie dies mit. Bitten Sie darum, die Bewerbungsunterlagen aufheben und im Falle einer passenden Vakanz erneut in Kontakt treten zu dĂŒrfen (das kommt besser an, als um erneutes Einsenden der Unterlagen zu bitten). Wenn Sie die technischen Voraussetzungen dazu geschaffen haben, nehmen Sie den Kandidaten in Ihren Talent Pool auf und informieren Sie regelmĂ€ĂŸig ĂŒber passende offene Stellen.

08/15-Formulierungen bieten fĂŒr Bewerber zwar keinen Mehrwert, sind aber aktuell fĂŒr Unternehmen der einzig rechtssichere Weg, Bewerbungsabsagen zu verfassen. Von wortreichen Nachrichten, die einzig dem guten Gewissen des Recruiters dienen, ist abzuraten. Um mit Bewerbungsabsagen die Employer Brand des Arbeitgebers nicht zu schĂ€digen, bietet es sich daher an, am Telefon persönliches Feedback zu geben und Bewerbern ehrlich mitzuteilen, woran es gehapert hat. So nehmen alle aus der Bewerbungsabsage etwas Positives mit: der Bewerber erhĂ€lt die Chance, sich zu verbessern, das Unternehmen bleibt fĂŒr seinen wertschĂ€tzenden Umgang in Erinnerung.

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